Вимоги щодо ведення та зберiгання особових справ державних службовців (далі – особова справа), а також перелік документів, з яких формуються особові справи визначаються Порядком ведення та зберігання особових справ державних службовців, затвердженим наказом Національного агентства України з питань державної служби від 22.03.2016 № 64, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 15.04.2016 за № 567/28697.

Пунктом 4 розділу ІІІ Порядку передбачено, що після звільнення державного службовця з державної служби його особова справа залишається у службі управління персоналом і передається до архіву в порядку, визначеному відповідною інструкцією з діловодства. У графі 5 журналу обліку особових справ державних службовців зазначаються дата та підстава звільнення.

Відповідно до пункту 5 розділу ІІІ Порядку у разі призначення особи на посаду державної служби в державний орган, в якому вона працювала раніше на посаді державної служби, рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу, до якої долучається оновлена особова картка державного службовця.

Відтак, зазначена норма поширюється і на осіб, що працювали за контрактом про проходження державної служби на період дії карантину та після звільнення були призначені на посаду державної служби за результатами конкурсу у тому ж державному органі.

Звертаємо увагу, у зв’язку з набранням чинності наказу Національного агентства України з питань державної служби «Про внесення змін до форми Особової картки державного службовця» від 10.03.2021 № 44-21, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 25 березня 2021 року за № 395/36017, з 06.04.2021 року діє нова форма Особової картки державного службовця.