ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 7 
СПІЛЬНОГО ЗАСІДАННЯ КОЛЕГІЇ
ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ
ТА ЗБОРІВ АДМІНІСТРАТИВНО – ГОСПОДАРСЬКОГО
АКТИВУ ОБЛАСТІ
від 1 грудня 2010 року

8. Про покращення рівня виконавської дисципліни
в роботі з документами в Харківській обласній державній адміністрації

Розглянувши питання щодо покращення рівня виконавської дисципліни в роботі з документами в Харківській обласній державній адміністрації та використовуючи практичний досвід відділів апарату, колегія обласної державної адміністрації відзначає, що в обласній державній адміністрації склалася та діє ефективна система документообігу. Загальним відділом, відділом контролю та відділом роботи із зверненнями громадян апарату обласної державної адміністрації здійснюється контроль за усіма основними етапами проходження документів та дотриманням контрольних термінів виконання в автоматизованій програмі «Діло». Необхідна увага приділяється питанням організації та здійснення контролю за виконанням нормативно-правових актів Президента України, Уряду, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, звернень громадян.
Вагомою складовою виконавської дисципліни є стан підготовки проектів документів та інформацій, які надходять від структурних підрозділів обласної державної адміністрації. Заступником голови – керівником апарату обласної державної адміністрації Хомою В.В взяті під особистий контроль та щотижня обговорюються на апаратних нарадах процеси документообігу в апараті, питання виконавської дисципліни та якості підготовки проектів розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, матеріалів на колегію. Запроваджена підготовка щотижневих оперативних інформацій про рух різних видів документів, які знаходяться на виконанні та контролі.
Вжиття різноманітних організаційних і методичних заходів для вдосконалення системи документообігу та покращення рівня виконавської дисципліни в роботі з документами в апараті обласної державної адміністрації дало змогу оперативно реагувати на хід реалізації завдань, більше уваги приділяти поліпшенню якості наданої інформації.
Колегія обласної державної адміністрації відзначає, що начальники Головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів не завжди вживають відповідних заходів щодо здійснення контролю за виконанням вимог Регламенту обласної державної адміністрації та Інструкції з питань діловодства в обласній державній адміністрації в частині дотримання основних правил роботи з документами, що негативно впливає на якість їх підготовки. Має місце порушення термінів підготовки матеріалів до засідання колегії, досить часто розробниками порушуються вимоги п. 4.10 Інструкції з питань діловодства в частині оформлення та візування додатків до розпорядження.
Результати моніторингу свідчать, що відбувається збільшення кількості доручень голови обласної державної адміністрації із завданнями, які мають довгострокові терміни виконання. При цьому спостерігається і значна зміна тематичної спрямованості цих завдань, яка розширилась від питань оперативного характеру та процедурно-регламентуючих повсякденну діяльність до суто галузевих. Має місце погіршення якості підготовки доручень. Це свідчить, що структурними підрозділами обласної державної адміністрації при розробленні доручень майже не проводиться аналітична робота щодо реального стану виконання поставлених завдань. Такі недоліки досить суттєво впливають не тільки на якість виконання документа, але і викликають розбіжності в термінах виконання, потребують збору додаткової інформації, дублюють інформацію, що надається голові обласної державної адміністрації, ведуть до необґрунтованого збільшення документообігу.
Аналіз стану роботи із зверненнями громадян показав, що за звітний період мали місце факти порушень визначених керівництвом обласної державної адміністрації термінів розгляду листів громадян, надання формальних відповідей заявникам (Головне управління житлово-комунального господарства та розвитку інфраструктури Харківської обласної державної адміністрації, Головне управління по взаємодії з правоохоронними органами, органами юстиції, оборонної та мобілізаційної роботи Харківської обласної державної адміністрації).
Останнім часом досить суттєвою є проблема взаємодії співвиконавців, які визначені в резолюції. Не завжди керівники структурних підрозділів обласної державної адміністрації своєчасно надають необхідну інформацію для узагальнення виконавцю, визначеному в резолюції першим, або таким, що здійснює збір.
З метою покращення рівня виконавської дисципліни в роботі з документами в Харківській обласній державній адміністрації, безумовного виконання вимог чинного законодавства про звернення громадян, забезпечення своєчасної та якісної підготовки проектів рішень колегії, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації та ефективності контролю спільне засідання колегії Харківської обласної державної адміністрації та зборів адміністративно-господарського активу області прийняло рішення:

1. Інформацію заступника голови − керівника апарату обласної державної адміністрації Хоми В.В. взяти до відома.

2. Заступникам голови обласної державної адміністрації:
2.1. Звернути увагу начальників Головних управлінь, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації на їх персональну відповідальність за стан роботи з контрольними документами згідно з чинним законодавством.
2.2. Посилити вимоги до керівників структурних підрозділів, помічників заступників голови обласної державної адміністрації щодо здійснення постійного контролю за дотриманням вимог Регламенту обласної державної адміністрації та Інструкції з питань діловодства при підготовці проектів рішень колегії, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації.
2.3. Вжити відповідних заходів для покращення виконавської дисципліни при підготовці проектів рішень колегії, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації.
2.4. Вжити невідкладних заходів щодо недопущення випадків порушень термінів розгляду звернень громадян, у тому числі тих, що надходять з урядової гарячої лінії, надання необґрунтованих і неповних відповідей за зверненнями громадян, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам.

3. Начальникам Головних управлінь, управлінь, відділів, інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації:
3.1. При підготовці проектів рішень колегії, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації неухильно дотримуватися вимог Регламенту обласної державної адміністрації та Інструкції з питань діловодства, інших регламентуючих документів, зокрема, в частині порядку внесення та розгляду проектів розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації, виконання основних правил роботи з документами.
3.2. З метою покращення роботи щодо підготовки проектів рішень колегії, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації враховувати вимоги українського правопису, дотримуватися мовних норм офіційно-ділового стилю. Взяти до уваги, що завдання, які містяться в дорученні, повинні бути чіткими, однозначними, оперативними за змістом та термінами виконання. В дорученні повинен бути визначений відповідальний виконавець, який узагальнює інформацію та надає її голові обласної державної адміністрації у визначений термін.
3.3. Провести повну інвентаризацію документів минулих років, які знаходяться на виконанні. З урахуванням вимог часу визначити такі, що втратили актуальність, і надати пропозиції щодо їх подальшого перебування на контролі.

4. Відділу контролю апарату обласної державної адміністрації (Тройно Т.І.) підготувати проект розпорядження голови обласної державної адміністрації із зазначеного питання з визначенням конкретних завдань щодо вдосконалення системи роботи та покращення рівня виконавської дисципліни в роботі з документами в апараті обласної державної адміністрації.

Голова обласної державної
адміністрації, голова колегії М.М. ДОБКІН