Розглянувши питання про організаційні та методичні засади удосконалення системи роботи з контрольними документами, спільне засідання колегії Харківської обласної державної адміністрації та зборів адміністративно-господарського активу області відзначає, що обласна державна адміністрація, районні державні адміністрації продовжують роботу щодо виконання вимог Указу Президента України від 26.05.2005 №1132/2005 «Питання контролю за виконанням указів, розпоряджень і доручень Президента України», доручення Президента України від 14.05.2010 № 1-1/919, доручення Прем'єр - міністра України від 19.05.2010 № 27554/2/1-10 та інших документів, регламентуючих цей напрям роботи.
      Проаналізувавши та обговоривши стан організації роботи з контрольними документами та стан виконавської дисципліни за 10 місяців 2011 року, спільне засідання колегії Харківської обласної державної адміністрації та зборів адміністративно-господарського активу області констатує, що терміни, визначені в документах органів влади вищого рівня, розпорядженнях та дорученнях голови обласної державної адміністрації в цілому не порушуються.
       Важливою умовою підтримання належного рівня виконавської дисципліни є постійне удосконалення контрольної функції за допомогою здійснення комплексу заходів методичного та організаційного характеру.
      На виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 09.12.2010 № 689 «Про покращення рівня виконавської дисципліни в роботі з документами в Харківській обласній державній адміністрації» відділом контролю апарату обласної державної адміністрації щокварталу аналізується та узагальнюється інформація щодо стану виконавської дисципліни в районних державних адміністраціях, структурних підрозділах обласної державної адміністрації.
      З метою покращення стану виконавської дисципліни у 2011 році більшість районних державних адміністрацій, структурних підрозділів обласної державної адміністрації провели роботу та здійснили заходи щодо удосконалення роботи з організації контрольної функції.
     Більшість районних державних адміністрацій та структурних підрозділів обласної державної адміністрації визначили осіб, відповідальних за здійснення контролю за термінами виконання завдань, які містяться в документах органів влади вищого рівня та власних рішеннях. Не вирішене кадрове питання в Краснокутській районній державній адміністрації. В Ізюмській районній державній адміністрації функції контролю покладені на державного реєстратора.
      Приведені у відповідність до вимог чинного законодавства регламентуючі документи, якими керуються у роботі підрозділи контролю. Проведена інвентаризація документів минулих років, які знаходяться на контролі. З урахуванням вимог часу визначені такі, що втратили актуальність, розглянуто доцільність їх подальшого перебування на контролі. Посилені вимоги до виконавців щодо підготовки проектів рішень колегії, розпорядчих документів тощо. Запроваджений щоквартальний моніторинг виконання контрольних документів органів влади вищого рівня. Більшість районних державних адміністрацій запровадили щоквартальний розгляд питань стану виконавської дисципліни на засіданнях колегій. Застосовуються заходи дисциплінарного впливу до порушників виконавської дисципліни.
     Аналіз стану роботи з контрольними документами в структурних підрозділах обласної державної адміністрації свідчить, що система контролю налагоджена у Головному управлінні освіти і науки Харківської обласної державної адміністрації, у Головному управлінні охорони здоров’я Харківської обласної державної адміністрації, у Головному управлінні промисловості, транспорту і зв’язку Харківської обласної державної адміністрації, в управлінні паливно-енергетичного комплексу Харківської обласної державної адміністрації, у службі у справах дітей Харківської обласної державної адміністрації. Не організована належним чином контрольна функція у Головному управлінні житлово-комунального господарства та розвитку інфраструктури Харківської обласної державної адміністрації, в управлінні містобудування та архітектури Харківської обласної державної адміністрації.
      Для структурних підрозділів обласної державної адміністрації актуальними залишаються питання недопущення порушень термінів виконання контрольних завдань та якість підготовки відповідей на контрольні документи; відсутність «упереджувального контролю»; застарілі методи обліку та контролю за виконанням документів.
      Найважливішим є питання дотримання термінів виконання контрольних документів. Його успішне вирішення залежить від багатьох факторів. Головний з них – це чітке виконання вимог Регламенту обласної державної адміністрації, особливо в частині узагальнення інформації головним виконавцем.
     Особливу увагу слід звернути на підготовку проектів резолюцій. У резолюціях на документи, які мають декілька термінів виконання, декілька адресатів та містять низку заходів з різних напрямів, повинно бути чітко викладено кому, що і коли зробити, з перерахуванням конкретних пунктів. Слід уникати в резолюціях загальних доручень типу «Для виконання», або простого переліку виконавців.
      Не менш важливим фактором є підготовка повної, чіткої, конкретної відповіді на питання або завдання, що були поставлені в документі. Кожен виконавець, відповідаючи на контрольний документ, повинен надати обгрунтовані пропозиції щодо подовження терміну виконання завдань чи зняття документа з контролю як виконаного.
      Підвищення ефективності контрольної функції та стану виконавської дисципліни неможливо без підвищення кваліфікації працівників, застосування сучасних методів роботи, використання електронних автоматизованих систем обліку та контролю за виконанням документів, забезпечення сучасною комп’ютерною технікою підрозділів контролю. Не втрачають актуальності такі форми роботи як проведення «годин контролю», «днів контролю», проведення семінарів, навчань, надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам тощо.
     З метою покращення стану виконавської дисципліни в районних державних адміністраціях та структурних підрозділах обласної державної адміністрації спільне засідання колегії Харківської обласної державної адміністрації та зборів адміністративно - господарського активу області вважає за необхідне:

1. Інформацію заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації Хоми В.В. взяти до відома.

2. Заступникам голови обласної державної адміністрації звернути увагу:
начальників Головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації – на їх персональну відповідальність за стан роботи з контрольними документами;
помічників заступників голови обласної державної адміністрації – на здійснення постійного контролю за дотриманням вимог Регламенту обласної державної адміністрації.

3. Головам районних державних адміністрацій, начальникам Головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації забезпечити подальше удосконалення роботи з організації контрольної функції та підвищення рівня виконавської дисципліни.

4. Відділу контролю апарату обласної державної адміністрації Тройно Т.І. підготувати проект розпорядження голови обласної державної адміністрації із зазначеного питання.

Голова обласної державної
адміністрації, голова колегії                                                                                               М.М. ДОБКІН