Витяг з протоколу № 4-с спільного засідання колегії обласної державної адміністрації та Харківської регіональної Ради від 29 листопада 2012 року П. 7 "Про організацію роботи з контрольними документами в структурних підрозділах Харківської обласної державної адміністрації та районних державних адміністраціях"
Розглянувши питання про організацію роботи з контрольними документами в структурних підрозділах Харківської обласної державної адміністрації та районних державних адміністраціях, колегія обласної державної адміністрації та Харківська регіональна Рада відзначають, що в обласній державній адміністраціїіснує ефективна система роботи щодо здійснення контролю за виконанням актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади вищого рівня, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації.
В структурних підрозділах обласної державної адміністрації та районних державних адміністрація постійно удосконалюється робота з контрольними документами та здійснюються відповідні заходи щодо підвищення рівня виконавської дисципліни.
Відповідальними особами посилено контроль за повнотою виконання резолюцій, змістовністю відповідей, правильністю визначення адресатів. Запроваджується практика організації перевірок реального стану виконання завдань на місцях. Здійснюється щоквартальний розгляд питань стану виконавської дисципліни на засіданнях колегій районних державних адміністрацій, застосовуються заходи дисциплінарного впливу до порушників виконавської дисципліни. Значно покращено матеріально-технічне забезпечення підрозділів контролю, використовуються сучасні електронні системи обліку та контролю за виконанням документів.
В той же час, актуальними залишаються питання кадрового забезпечення підрозділів контролю, питання своєчасності та якості інформації, яка надається на виконання контрольних документів, налагодження дієвого контролю за станом виконання розпоряджень та доручень голів обласної та районних державних адміністрацій, удосконалення функції контролю та запровадження нових форм і методів в роботі з контрольними документами.
Ретельного аналізу та удосконалення потребує порядок листування структурних підрозділів обласної державної адміністрації з районними державними адміністраціями.
Враховуючи викладене та з метою підвищення рівня виконавської дисципліни в роботі з контрольними документами, колегія Харківської обласної державної адміністрації та Харківська регіональна Рада вважають за необхідне:
1.Інформацію заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації В.В. Хоми взяти до відома.
2.Першому заступнику голови обласної державної адміністрації, заступникам голови обласної державної адміністрації, заступнику голови – керівнику апарату обласної державної адміністрації звернути увагу:
керівників структурних підрозділів обласної державної адміністрації – на необхідність удосконалення порядку листування структурних підрозділів обласної державної адміністрації з районними державними адміністраціями, недопущення порушень вимог та термінів, які містяться в контрольних документах;
помічників першого заступника голови обласної державної адміністрації, заступників голови обласної державної адміністрації, заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації – на необхідність підвищення якості підготовки проектів резолюцій, оперативність та своєчасність їх підготовки, особливо на документи із стислими термінами виконання.
3.Керівникам структурних підрозділів обласної державної адміністрації здійснювати систематичний аналіз відповідності завдань, які надаються головам районних державних адміністрацій під час листування, вимогам документів органів влади вищого рівня, розпорядженням та дорученням голови обласної державної адміністрації, на виконання яких вони надсилаються.
4.Головам районних державних адміністрацій постійно вживати заходів щодо підвищення ефективності організації роботи з контрольними документами.
Голова обласної державної
адміністрації, голова колегії
та Харківської регіональної Ради М.М. ДОБКІН