Питання організації та проведення заходу обговорили 19 червня під час наради, яку провів перший заступник голови ХОДА Марк Беккер. Він повідомив, що іноземні делегати (більше ста учасників) почнуть прибувати в Харків з 24 червня, а безпосередньо засідання Моніторингового комітету Конгресу регіональних влад Ради Європи відбудеться 27 червня. Уже відомо, що делегати після завершення засідання залишаться в Харкові та приймуть участь у святкуванні Дня Конституції України.

Марк Беккер нагадав, що в жовтні 2016 року голова ХОДА Юлія Світлична була обрана Віце-президентом Палати регіонів Конгресу місцевих і регіональних влад Ради Європи, вона входить до складу Бюро Конгресу та є членом Моніторингового комітету.

«Це демонструє високий рівень представництва Харківської області в Конгресі. Вже складена програма засідання Моніторингового комітету на Харківщині. Впевнений, що захід буде проведено на високому рівні, адже наш регіон має великий досвід співпраці з іноземними партнерами та проведення масштабних міжнародних заходів», - сказав перший заступник голови ХОДА.

Під час наради були обговорені організаційні питання, зокрема приділена увага організації заходів безпеки.

Довідка. Моніторинговий комітет Конгресу місцевих і регіональних влад Ради Європи стежить за дотриманням зобов'язань державами - членами Європейської хартії місцевого самоврядування, а також готує звіти про стан місцевої та регіональної демократії в Європі й моніторить окремі питання, що стосуються місцевої та регіональної демократії в країнах - членах Хартії.