Розпорядження від 27 грудня 2010 року № 737 "Про вдосконалення роботи із зверненнями громадян" (зі змінами).

(зі змінами)

ХАРКІВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я
Харків

від 27 грудня 2010 року № 737

Про вдосконалення роботи із зверненнями громадян

З метою забезпечення реалізації та гарантування закріплених Конституцією України прав громадян на звернення до органів державної влади, виконання Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», підвищення ефективності роботи зі зверненнями громадян та у зв’язку із кадровими змінами, що відбулися в обласній державній адміністрації, керуючись статтями 6, 39 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»:

1. Затвердити:
1.1. Положення про постійно діючу комісію з питань розгляду звернень громадян при обласній державній адміністрації (додається).
1.2. Графік прийому громадян начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації (додається).
1.3. Порядок роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян (додається).

2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови обласної державної адміністрації від 23 квітня 2008 року № 238 «Про вдосконалення роботи із зверненнями громадян».

3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації В.В. Хому.

Перший заступник голови
обласної державної адміністрації В.М.БАБАЄВ

ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядженням голови
обласної державної адміністрації

ПОЛОЖЕННЯ
про постійно діючу комісію з питань розгляду звернень громадян
при обласній державній адміністрації

1. Загальні положення

1.1. Постійно діюча комісія з питань розгляду звернень громадян при обласній державній адміністрації (далі – Комісія) утворена головою обласної державної адміністрації з метою забезпечення реалізації та гарантування закріплених Конституцією України прав громадян на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування, сприяння громадянам у вирішенні за місцем їх проживання питань, з якими вони звертаються до органів державної влади, підвищення ефективності роботи зі зверненнями громадян.
1.2. Комісія є консультативно-дорадчим органом обласної державної адміністрації.
1.3. Комісія у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації та цим Положенням.

2. Основні завдання та напрями діяльності Комісії

2.1. Координація дій органів державної влади, місцевого самоврядування, структурних підрозділів обласної державної адміністрації, підприємств, організацій щодо сприяння громадянам у вирішенні за місцем проживання питань, порушених у зверненнях.
2.2. Всебічне сприяння щодо недопущення надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей на звернення громадян, із порушенням строків, установлених законодавством, безпідставної передачі розгляду звернень іншим органам, викорінення практики визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.
2.3. Запровадження постійного контролю за організацією роботи посадових і службових осіб зі зверненнями громадян.
2.4. З’ясування причин, що породжують повторні звернення громадян, аналіз випадків безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників, проявів упередженості, халатності та формалізму при розгляді звернень.
2.5. Вжиття заходів для поновлення прав і свобод громадян, порушених унаслідок недодержання вимог законодавства України про звернення громадян. Внесення пропозицій щодо притягнення посадових осіб до відповідальності у встановленому порядку, у тому числі до дисциплінарної відповідальності, за невиконання чи неналежне виконання службових обов’язків щодо розгляду звернень громадян.
2.6. Вивчення проблем, порушених у зверненнях, що надійшли від органів державної влади вищого рівня, або таких, які тривалий час знаходяться на контролі, сприяння у їх вирішенні.
2.7. Висвітлення через засоби масової інформації та розміщення на web-сайті обласної державної адміністрації матеріалів про роботу Комісії.

3. Основні функції та повноваження Комісії
Для виконання покладених на неї завдань Комісія має право:
3.1. Отримувати інформацію та матеріали, необхідні для діяльності Комісії в порядку, передбаченому чинним законодавством.
3.2. Надавати доручення заступникам голови обласної державної адміністрації, начальникам структурних підрозділів обласної державної адміністрації та залучати спеціалістів контролюючих і правоохоронних органів (за погодженням з їх керівниками) до роботи щодо перевірки розгляду окремих звернень громадян.
3.3. Заслуховувати на своїх засіданнях інформацію керівників структурних підрозділів обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій з питань, що належать до компетенції Комісії.
3.4. У разі необхідності проводити виїзні засідання Комісії.
3.5. Проводити роз’яснювальну роботу з питань реалізації громадянами права на звернення та особистий прийом, надавати правову допомогу населенню з питань роботи із зверненнями громадян.
3.6. Запрошувати заявників на засідання Комісії.
3.7. Здійснювати моніторинг додержання законодавства з питань звернень громадян районними державними адміністраціями та їх структурними підрозділами.
3.8. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи із зверненнями громадян.
3.9. Брати участь у розгляді звернень, що викликали підвищену увагу громадськості та засобів масової інформації.

4. Організація та порядок роботи Комісії

4.1. Комісію очолює голова обласної державної адміністрації.
4.2. Персональний склад Комісії затверджується розпорядженням голови обласної державної адміністрації.
4.3. Основною формою роботи Комісії є засідання, що проводяться щомісяця. Дата, час, місце проведення та порядок денний засідання Комісії визначаються її головою.
4.4. Засідання Комісії веде голова, а в разі його відсутності – заступник голови.
4.5. Члени Комісії беруть участь у роботі особисто на громадських засадах.
4.6. Рішення Комісії приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів її членів, які беруть участь у засіданні. У разі рівного розподілу голосів голос головуючого є вирішальним.
4.7. Рішення Комісії, прийняті в межах її компетенції, є рекомендованими для розгляду і врахування в роботі місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями.
4.8. Рішення Комісії оформлюються протоколами, які підписуються головою та секретарем Комісії.
4.9. Організаційне забезпечення діяльності Комісії здійснює секретар Комісії.
4.10. Матеріально-технічне забезпечення діяльності Комісії покладається на відділ господарського забезпечення апарату обласної державної адміністрації.

Заступник голови – керівник апарату
обласної державної адміністрації В.В. Хома

ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядженням голови
обласної державної адміністрації

ГРАФІК
прийому громадян начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів
обласної державної адміністрації

№№ п/п	Назва підрозділу	Дні	Часи прийому	Місце проведення
1	2	3	4	5
1.	Головне управління агропромислового розвитку Харківської облдержадміністрації	1 вівторок 3 вівторок	8.00-12.00 13.00-17.00	Держпром, 7 під., 4 пов., кімн. 780
2.	Головне управління економіки Харківської облдержадміністрації	1, 3 середа	18.00-19.00	Держпром, 7 під., 3 пов., кімн. 326
3.	Головне управління праці та соціального захисту населення Харківської облдержадміністрації	2 середа 4 середа	9.00-13.00 14.00-18.00	Держпром, 3 під., 1 пов., кімн. 19
4.	Головне управління освіти і науки Харківської облдержадміністрації	Щочетверга	14.00-18.00	Держпром, 9 під., 4 пов., кімн. 1
5.	Головне фінансове управління Харківської облдержадміністрації	1, 3 понеділок	14.00-18.00	Держпром, 9 під., 6 пов., кімн. 1
6.	Головне управління промисловості, транспорту і зв’язку Харківської облдержадміністрації	1, 3 четвер	16.00-20.00	Держпром, 3 під., 7 пов., кімн. 1
7.	Головне управління зовнішньоекономічних зв’язків та міжнародних відносин Харківської облдержадміністрації	1 вівторок 3 вівторок	8.00-12.00 14.00-18.00	вул. Сумська, 39, 3 пов., кімн. 99
8.	Головне управління житлово-комунального господарства та розвитку інфраструктури Харківської облдержадміністрації	2 п’ятниця 4 п’ятниця	9.00-11.00 11.00-13.00	Держпром, 9 під., 5 пов. кімн. 3
9.	Головне управління охорони здоров’я Харківської облдержадміністрації	2 вівторок 4 вівторок	10.00-12.00 14.00-17.00	Держпром, 9 під, 5 пов., кімн. 1
10.	Головне управління з питань надзвичайних ситуацій облдержадміністрації	Щовівторка, щочетверга	14.00-17.00	вул. Салтівське шосе, 73, 2 пов., приймальня
11.	Головне управління по взаємодії з правоохоронними органами, органами юстиції, оборонної та мобілізаційної роботи Харківської облдержадміністрації	1 середа 3 середа	10.00-13.00 15.00-18.30	Держпром, 6 під., 2 пов., кімн. 547
12.	Головне юридичне управління Харківської облдержадміністрації	1, 3 понеділок	9.00-11.00	вул. Мироносицька, 33, приймальня
13.	Головне управління у справах сім’ї, молоді та спорту Харківської облдержадміністрації	1, 3 вівторок 2, 4 четвер	9.00-13.00 17.00-19.00	Держпром, 7 під., 9 пов., кімн. 1
14.	Управління у справах преси та інформації Харківської облдержадміністрації	1, 3 вівторок	17.00-18.00	вул. Сумська, 64, 2 пов., кімн. 66
15.	Управління капітального будівництва облдержадміністрації	Щосереди	17.00-18.00	Держпром, 1 під., 6 пов., кімн. 134
16.	Управління містобудування та архітектури Харківської облдержадміністрації	1 понеділок 3 понеділок	9.00-13.00 14.00- 18.00	вул. Сумська, 76, 4 пов., кімн. 405
17.	Управління фармації і фармацевтичної промисловості Харківської облдержадміністрації	Щочетверга	14.00-17.00	вул. Громадянська, 25
18.	Управління паливно-енергетичного комплексу Харківської облдержадміністрації	1 середа 3 середа	9.00-12.00 14.00-17.00	Держпром, 9 під., 7 пов., приймальня
19.	Управління культури і туризму Харківської облдержадміністрації	2 вівторок 4 вівторок	9.00-13.00 14.00-18.00	Держпром, 1 під., 4 пов., кімн. 117
20.	Управління з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю Харківської облдержадміністрації	Щовівторка	16.00-18.00	Держпром, 4 під., 5 пов., кімн. 3
21.	Відділ у справах релігій Харківської облдержадміністрації	Щовівторка Щочетверга	14.00-17.00 9.00-13.00	Держпром, 1 під., 6 пов., кімн. 178
22.	Інспекція державного технічного нагляду облдержадміністрації	Щопонеділка	13.00-17.00	Держпром, 4 під., 6 пов., кімн. 27
23.	Інспекція якості та формування ресурсів сільськогосподарської продукції облдержадміністрації	2, 4 середа	15.00-17.00	Держпром, 7 під., 7 пов., кімн. 830
24.	Служба у справах дітей Харківської облдержадміністрації	Щопонеділка Щосереди	16.00-19.00 8.00-13.00	Держпром, 6 під., 2 пов., кімн. 545
25.	Державний архів Харківської області	Щовівторка Останній четвер 3 середа	10.00-12.00 16.00-18.00 10.00-13.00	вул. Мироносицька, 41, кімн. 2

Заступник голови – керівник апарату
обласної державної адміністрації В.В. Хома

ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядженням голови
обласної державної адміністрації

ПОРЯДОК
роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою, організації та проведення особистого та виїзних прийомів громадян

І. Загальні положення

Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом обласної державної адміністрації у приймальні обласної державної адміністрації, прийому за місцем проживання громадян у районах і містах області.

ІІ. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень

1. Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисто чи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно з чинним законодавством.

2. Письмові звернення можуть бути:
індивідуальні – звернення, що подані окремою особою;
колективні – звернення, що подані групою осіб;
повторні:
а) викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені в попередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;
б) якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді в облдержадміністрації;
в) якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;
г) не вирішені по суті чи не в повному обсязі розглянуті питання, підняті в попередньому зверненні;
дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до облдержадміністрації для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;
анонімні – письмові звернення, не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити авторство.

3. Листи громадян, що надійшли на адресу обласної державної адміністрації поштою, отримує загальний відділ апарату облдержадміністрації та в день отримання передає до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації (далі – відділ).

4. Працівники відділу відповідно до закріплених за ними міст і районів:
перевіряють наявність конверта та додатків до листа, а також його відповідність вимогам, що зазначені у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;
визначають суть, характер і короткий зміст звернення;
перевіряють, чи є воно повторним або дублетним;
реєструють за допомогою комп’ютера (заносять до бази прізвище, ім’я, по батькові заявника, місце проживання або роботи, телефон заявника, назву організації, індекс, дату супровідного листа, якщо звернення надійшло з інших органів, дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), роблять позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому; якщо звернення взято на контроль органом влади вищого рівня, ставлять штамп «особливий контроль».

5. Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернень у відділі здійснюється у день надходження.

6. Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України або Голови Верховної Ради України, розглядаються особисто головою облдержадміністрації, а в разі його відсутності – заступником голови облдержадміністрації, на якого покладено виконання обов’язків голови обласної державної адміністрації.

7. Звернення, оформлене без дотримання вимог, зазначених у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто, у ньому не вказано прізвище, ім’я, по батькові або адреса, не підписане автором або немає дати, не викладено суть порушеного питання), повертається авторові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні відділу.

8. Рішення про повернення звернення авторові приймає начальник відділу. Відповідь заявнику з роз’ясненням ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує спеціаліст відділу. Відповідь надається заявнику за підписом начальника відділу.

9. Анонімні звернення розгляду не підлягають.

10. Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень облдержадміністрації, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до облдержадміністрації, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.
Рішення про направлення звернення за належністю приймають заступники голови облдержадміністрації за напрямами діяльності, заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації, начальник відділу. Звернення направляється визначеному органу разом із супровідним листом, у якому міститься прохання повідомити заявника про результати розгляду його звернення.

11. Опрацьовані реєстраційно-контрольні картки разом із зверненнями передаються працівником відділу помічникам голови обласної державної адміністрації, першого заступника, заступників голови, заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації під підпис у журналі обліку пошти.

12. Помічники знайомляться зі змістом звернення, визначають виконавця, до компетенції якого відноситься вирішення зазначених у зверненні питань, готують проект доручення і передають звернення на розгляд керівництву облдержадміністрації.
У разі потреби вносять пропозиції щодо комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце або за участю заявника, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв’язання проблем, які є підставою для звернення.
Якщо виконавців декілька, помічники вносять пропозиції щодо визначення одного виконавця для збору та узагальнення інформації, підготовки відповіді заявнику або проекту відповіді, якщо звернення розглядається на виконання доручень органів влади вищого рівня.

13. Розглянуті керівництвом облдержадміністрації письмові звернення передаються через помічників до відділу для опрацювання резолюції (доручення) і направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.
У журналі обліку пошти працівником відділу робиться запис про дату надходження звернень до відділу. Звернення передаються головним спеціалістам відділу для опрацювання.

14. Контролю за вирішенням питань, що зазначені у зверненнях громадян, підлягають:
листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;
листи, в резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.

15. Головні спеціалісти відділу:
заносять до електронної реєстраційно-контрольної картки резолюції керівництва облдержадміністрації та дату контролю;
готують для відправки оригінали звернень з додатками та необхідну кількість копій звернень, якщо виконавців декілька. На оригіналі звернення ставиться штамп «Взято на контроль. Додаток підлягає поверненню»;
друкують повідомлення авторам про отримання звернення та порядок їх розгляду, якщо звернення не взято на контроль;
складають реєстр відправлень повідомлень авторам звернень разом із реєстраційно-контрольною карткою виконавцям і передають їх до загального відділу апарату облдержадміністрації для відправлення адресатам.

16. Контроль за своєчасним розглядом звернень, виконанням доручень керівництва облдержадміністрації покладається на помічників, керівників самостійних структурних підрозділів облдержадміністрації та відділ.
Головні спеціалісти відділу отримують від виконавця інформацію щодо розгляду питання (у т.ч. копію відповіді заявнику), проставляють відмітку в реєстраційно-контрольній картці виконавця з указанням дати надходження відповіді до відділу та всі матеріали по справі передають помічникам заступників голови облдержадміністрації для перевірки змісту відповіді, наданого доручення, повноти вирішення питання та доповіді відповідальному керівнику.

17. Термін розгляду звернень установлюється керівництвом облдержадміністрації відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».
Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до облдержадміністрації приймає керівництво облдержадміністрації, яким установлений первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.

18. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.

19. Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, із контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку – інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.

20. Керівники самостійних структурних підрозділів обласної державної адміністрації до 5 числа кожного місяця надають до відділу інформацію про наступне:
стан роботи зі зверненнями громадян за останній місяць;
недоліки у роботі або порушення вимог чинного законодавства під час роботи зі зверненнями громадян;
причини порушень та перелік заходів, що були вжиті з метою їх виправлення.
У разі порушення термінів, що передбачені для розгляду звернень, інформація про причини та вжиті заходи надається до відділу у день виявлення порушення.

ІІІ. Порядок організації і проведення особистого прийому громадян
в обласній державній адміністрації

1. Прийом громадян здійснюється щодня у приймальні обласної державної адміністрації працівниками відділу з 9.00 до 13.00 та з 14.00 до 18.00 (у п’ятницю до 16.00) крім суботи, неділі та святкових днів.

2. Вхід громадян до приймальні вільний.

3. Інформація про порядок особистого прийому громадян в облдержадміністрації і графік прийому опубліковуються в засобах масової інформації, розміщуються на веб-сайті облдержадміністрації, у приміщеннях приймалень облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконкомів місцевих рад.

4. Під час проведення особистого прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних відносинах із цими громадянами (крім неповнолітніх дітей). Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.

5. Особистий прийом громадян головою облдержадміністрації, першим заступником голови, заступниками голови облдержадміністрації, заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації, начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів облдержадміністрації проводиться згідно із затвердженими графіками та з питань, вирішення яких належить до повноважень облдержадміністрації, а також відповідно до функціонального розподілу обов’язків між керівними працівниками облдержадміністрації.
5.1. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», проводиться особисто головою облдержадміністрації, його заступниками, начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів облдержадміністрації першочергово у дні прийому згідно з графіком.

6. Особистий прийом громадян головою облдержадміністрації проводиться за попереднім записом. Запис на особистий прийом робиться тільки після розгляду питання, що потребує вирішення, заступниками голови облдержадміністрації за напрямами діяльності, і якщо вирішення зазначеного питання належить до компетенції облдержадміністрації, але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.
6.1. Попередній запис громадян на особистий прийом здійснюється лише до голови облдержадміністрації. Начальником відділу або його заступником у журналі обліку попереднього запису громадян на особистий прийом голови облдержадміністрації не пізніше ніж за 5 днів до дня прийому робиться відповідний запис.
6.2. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом голови облдержадміністрації проводиться співбесіда, за результатами якої:
з’ясовуються прізвище, ім’я, по батькові громадянина, місце проживання, соціальний статус, зміст питання (викладено по суті в письмовій формі), посадові особи, до яких заявник звертався за місцем проживання, і рішення, що було прийнято з цього питання;
вивчаються питання, з якими громадянин бажає звернутися на особистий прийом голови облдержадміністрації;
надається допомога щодо розгляду порушених питань заступниками голови облдержадміністрації, начальниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів облдержадміністрації, установами та організаціями, до повноважень яких належить вирішення порушеного питання, у випадку, коли громадянин вперше звертається до облдержадміністрації.
Якщо громадянин звертається до облдержадміністрації повторно, з’ясовується, до кого із заступників голови облдержадміністрації або якого структурного підрозділу облдержадміністрації він уже звертався і яке рішення було прийнято. Після цього перевіряються попередні звернення, матеріали по їх розгляду, висновки, довідки, відповіді осіб, які розглядали питання раніше. Якщо питання не було вирішено по суті, дані про заявника та суть його питання вноситься до списку громадян, які бажають особисто звернутися до голови облдержадміністрації.
Громадяни, які звертаються із питаннями, що знаходяться за дорученням керівництва облдержадміністрації на розгляді у структурних підрозділах облдержадміністрації, головою облдержадміністрації з цих же питань не приймаються.

7. Начальник відділу:
7.1. Складає список громадян, які бажають потрапити на особистий прийом голови облдержадміністрації, та надає помічнику голови облдержадміністрації за день до дати прийому.
7.2. Повідомляє громадянина про день і час прийому голови облдержадміністрації за телефоном або письмово.
7.3. Визначає керівників і за погодженням із помічником голови облдержадміністрації запрошує взяти участь в особистому прийомі керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, виконавчих органів місцевих рад.
7.4. Забезпечує добірку матеріалів із питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі голови облдержадміністрації.

8. Головні спеціалісти відділу заповнюють реєстраційно-контрольні картки згідно зі списком і беруть участь в організації особистого прийому.

9. У разі необхідності керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, голови райдержадміністрацій, міські голови надають начальнику відділу пропозиції щодо шляхів вирішення питань, які порушуються громадянином у зверненні, не пізніше ніж за 2 робочих дні до дати прийому.

10. Начальник відділу, помічник голови облдержадміністрації, присутні на особистому прийомі, організовують його проведення та за результатами прийому оформлюють резолюції та доручення голови облдержадміністрації на реєстраційно-контрольних картках.

11. Особистий прийом громадян першим заступником голови, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату обласної державної адміністрації здійснюється згідно з графіком без попереднього запису в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

12. Головний спеціаліст відділу:
з’ясовує прізвище, ім’я, по батькові громадянина, місце проживання, попередньо знайомиться із змістом звернення та оформляє реєстраційно-контрольну картку;
забезпечує першочерговий прийом осіб згідно з чинним законодавством;
здійснює добірку матеріалів з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі, для чого з’ясовує результати розгляду попередніх звернень. Справа попередніх звернень заявників, матеріали їх розгляду, висновки та відповіді на них, інші матеріали і документи, що стосуються суті питання, разом із реєстраційно-контрольною карткою передаються помічнику заступника голови облдержадміністрації, який веде прийом.
13. Помічники першого заступника, заступників голови, заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації:
проводять попередню розмову із заявником з метою вивчення суті питання, ознайомлюються з матеріалами попередніх звернень, про що доповідають заступнику голови облдержадміністрації, який веде прийом;
є присутніми на особистому прийомі, забезпечують організацію його проведення та оформлення на реєстраційно-контрольних картках резолюцій і доручень керівництва облдержадміністрації, що надані за результатами прийому;
повертають після закінчення прийому, але не пізніше наступного дня, до відділу реєстраційно-контрольні картки з резолюціями керівництва облдержадміністрації для опрацювання.

ІV. Порядок проведення керівництвом обласної державної
адміністрації виїзних особистих прийомів громадян
за місцем їх проживання

1. Виїзні особисті прийоми громадян здійснюються керівництвом облдержадміністрації за місцем проживання громадян згідно з графіком, який щокварталу складається відділом згідно з пропозиціями, наданими керівництвом облдержадміністрації, і затверджується головою облдержадміністрації за 5 днів до початку кварталу.

2. Після затвердження головою облдержадміністрації графік виїзних прийомів громадян направляється:
першому заступнику голови, заступникам голови облдержадміністрації, заступнику голови – керівнику апарату облдержадміністрації – для виконання;
райдержадміністраціям, органам місцевого самоврядування, підприємствам, організаціям, зазначеним у графіку, – для проведення підготовчої роботи до виїзного особистого прийому громадян керівництвом облдержадміністрації;
відділу – для обліку проведення виїзних особистих прийомів.

3. Райдержадміністрації, органи місцевого самоврядування, керівники підприємств чи організацій, де заплановано проведення виїзного прийому:
3.1. Доводять через ЗМІ до відома населення інформацію про дні і час прийому.
3.2. Здійснюють попередній запис громадян, передають список до відділу за день до дати проведення прийому.
3.3. Виділяють приміщення та створюють відповідні умови для проведення прийому.

4. Помічники голови облдержадміністрації, першого заступника, заступників голови обласної державної адміністрації, заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації:
під час проведення прийому приймають від громадян звернення та оформлюють доручення;
на другий день після проведення виїзного прийому письмово інформують відділ про кількість громадян, які звернулися під час прийому, кількість звернень, по яких надані роз’яснення по суті порушених питань, надають звернення, що потребують реєстрації та контролю за наданими керівництвом облдержадміністрації дорученнями;
у разі перенесення дати або місця проведення виїзного прийому письмово інформують відділ не пізніше ніж за 2 дні до проведення прийому.

5. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації:
здійснює опрацювання реєстраційно-контрольних карток виїзного прийому за змістом і характером питань, контролює дотримання термінів надання відповідей заявникам;
надає методичну допомогу помічникам голови, першого заступника голови, заступників голови облдержадміністрації, заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації, службовцям райдержадміністрацій, виконавчих органів місцевих рад, спеціалістам управлінь, відділів та інших структурних підрозділів облдержадміністрації з питань належної організації виїзного прийому громадян керівництвом облдержадміністрації;
готує аналітичні матеріали (за потребою) про стан цієї роботи в облдержадміністрації;
забезпечує надходження звернень, що отримані на виїзному прийомі, безпосередньо до установи, організації, відомства, у компетенції якої знаходиться вирішення проблеми, згідно з резолюцією посадової особи, яка проводила прийом громадян;
вивчає та аналізує проблеми, з якими громадяни звертаються до керівництва обласної державної адміністрації під час особистого (виїзного) прийому;
контролює додержання графіка проведення особистого прийому громадян у приймальні облдержадміністрації, а також виїзних прийомів, готує щомісячні звіти про організацію прийому громадян. Про факти недотримання графіку проведення особистого прийому громадян інформує голову облдержадміністрації через заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації.
Відповіді на звернення, що отримані на особистому (у т.ч. виїзному) прийомі, надаються заявникам посадовими особами відповідно до доручення керівництва облдержадміністрації або особисто.

V. Вирішення питань, що порушені у зверненнях громадян, і надання відповідей заявникам

1. Керівники органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, які за дорученням керівництва облдержадміністрації розглядають звернення громадян, зобов’язані уважно вивчити зміст звернення, факти, що наведені у листі, та питання, що потребують вирішення. У разі потреби вимагати у виконавців матеріали та з виїздом на місця перевіряти факти, що викладені у зверненні, уживати інших заходів для об’єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з’ясовувати обставини, усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.
Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян у разі необхідності спілкуються з їх авторами, з’ясовують усі порушені питання та обставини, ґрунтовно аналізують отриману інформацію, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.

2. За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об’єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація голові обласної державної адміністрації або його заступникам (згідно з дорученням), разом з копією або проектом відповіді заявнику.
Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних відповідей за зверненнями громадян, порушення строків, установлених законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.

3. За результатами розгляду звернень надається інформація керівництву обласної державної адміністрації та письмова відповідь заявникам за підписом керівників структурних підрозділів обласної державної адміністрації, райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування та інших органів, яким доручено розгляд звернень і до повноважень яких належить вирішення порушених питань.

4. Якщо звернення контролювалося органом влади вищого рівня, то інформації готуються в такому порядку:
інформація Президенту України, Прем’єр-міністру України, Голові Верховної Ради України за результатами розгляду звернень громадян готується виконавцями тільки за підписом голови облдержадміністрації (у разі його відсутності – виконуючим його обов’язки), заступниками голови облдержадміністрації відповідно до функціонального розподілу обов’язків, візується виконавцем і помічником голови облдержадміністрації;
інформація до Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Верховної Ради України та інших центральних органів виконавчої влади готується виконавцями за підписом першого заступника, заступників голови обласної державної адміністрації, заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків), візується виконавцем і відповідними помічниками заступників голови облдержадміністрації.

5. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику покладається на посадових осіб, яким доручено розгляд звернень.

6. Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявникам надані вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необґрунтованими без роз’яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.

7. Відповідь інвалідам Великої Вітчизняної війни, звернення яких надійшли до обласної державної адміністрації та розглянуті головою обласної державної адміністрації, надаються за його особистим підписом або згідно з дорученням – керівним працівником облдержадміністрації. Проект відповіді готує виконавець і візує помічник голови, помічники заступників голови обласної державної адміністрації та заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації.

8. Проекти відповідей готують виконавці, згідно з резолюціями керівництва облдержадміністрації, та надають їх відповідним помічникам для ознайомлення і погодження, після чого передають до відділу не пізніше ніж за 2 робочих дні до настання терміну виконання.

9. Якщо виконавців, згідно з резолюціями, декілька, збір інформації та узагальнення для надання відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим. У випадку, коли це заступники голови облдержадміністрації, то збір, узагальнення інформації та підготовку проекту відповіді заявнику за дорученням керівництва облдержадміністрації здійснює перший виконавець, при цьому інші виконавці надають йому та помічнику проекти обґрунтованих відповідей не пізніше ніж за 4 робочі дні до настання терміну виконання, визначеного керівництвом облдержадміністрації.

10. Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється на ім’я того громадянина, чий підпис у зверненні перший або адреса якого вказана.

11. Підписані керівництвом облдержадміністрації відповіді заявникам передаються помічниками голови обласної державної адміністрації, першого заступника, заступників голови, заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації до відділу для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.

12. Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року у відділі за територіальним і алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або надходження додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців. Відділ може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис для роботи з ним у приміщенні відділу, в інших випадках – тільки окремі копії документів.

13. Головні спеціалісти відділу за першою вимогою заявника надають йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.

Заступник голови – керівник апарату
обласної державної адміністрації В.В. Хома

Поділитися:

Версія для друку