Про затвердження Порядку
складання, подання та
розгляду запитів на
інформацію, розпорядником
якої є Харківська обласна
державна адміністрація

Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05.05.2011 № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації» та постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади» та з метою створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Харківська обласна державна адміністрація, керуючись статтями 6, 39, 41 Закону України «Про місцеві державні адміністрації»:

1. Затвердити Порядок складання, подання та розгляду запитів на інформацію, розпорядником якої є Харківська обласна державна адміністрація (додається).

2. Затвердити Форму запиту на інформацію (додається).

3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації В.В. Хому.

4. Це розпорядження набуває чинності з дня його опублікування в газеті «Слобідський край».
 

 Голова обласної державної
адміністрації                                                   М.М. ДОБКІН

 ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження голови Харківської
обласної державної адміністрації
 

ПОРЯДОК
складання, подання та розгляду запитів на інформацію, розпорядником
якої є Харківська обласна державна адміністрація

1. Загальні положення

1.1. Порядок складання, подання та розгляду запитів на інформацію, розпорядником якої є Харківська обласна державна адміністрація (далі – Порядок), розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05.05.2011 № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 25.05.2011 № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади» та з метою створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Харківська обласна державна адміністрація (далі – облдержадміністрація).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є облдержадміністрація, – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання облдержадміністрацією та її структурними підрозділами своїх повноважень, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні облдержадміністрації та її структурних підрозділах відповідно до їх повноважень.
Облдержадміністрація не є розпорядником інформації за запитами на інформацію:
стосовно інформації інших державних органів України, органів влади інших держав, міжнародних організацій;
стосовно інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або яка потребує створення в інший спосіб.

1.3. Запитувачами публічної інформації є фізичні, юридичні особи та об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій. Запити на інформацію подаються через управління забезпечення доступу до публічної інформації Харківської обласної державної адміністрації (далі – Управління) в усній або письмовій формі (по телефону, факсом, електронною поштою) за вибором запитувача.

1.4. Запити, які подаються в письмовій формі (особисто запитувачем), а також надіслані електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

1.5. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію запитувач може використовувати Форму запиту на інформацію, затверджену розпорядженням голови обласної державної адміністрації, яка містить стислу інструкцію щодо процедури подання запиту на інформацію та її отримання. Форму запиту на інформацію можна отримати в Управлінні та на офіційному веб-сайті облдержадміністрації.

1.6. Під час подання запиту на інформацію запитувач зазначає зручну для нього форму отримання інформації.

1.7. Управління опрацьовує запити на інформацію, які адресовані голові обласної державної адміністрації, першому заступнику, заступникам голови, заступнику голови – керівнику апарату облдержадміністрації та облдержадміністрації в цілому, без зазначення конкретного адресата.
Запити, що надійшли до структурних підрозділів облдержадміністрації, розглядаються відповідними структурними підрозділами облдержадміністрації та передаються до Управління разом з вичерпною інформацією стосовно порушених у запиті питань у термін не пізніше ніж на наступний день з дня його отримання.

1.8. Відповідальність за достовірність даних, наведених у запиті (адреса, телефон, E-mail), несе запитувач.

1.9. Управління приймає запити на інформацію у робочі дні (з понеділка по четвер – з 9:00 до 17:00, у п’ятницю – з 9:00 до 16:00). Перерва з 13:00 по 13.45.

1.10. Запит, що надійшов поштою, реєструється в журналі реєстрації запитів, протягом 1 години передається на резолюцію начальнику Управління, в цей же день передається в копіях на виконання структурному підрозділу з обов’язковим визначенням строку виконання (один день). Для підготовки інформації на запити, які надійшли до Управління після 16.00, встановлюється дводенний термін виконання.

1.11. У випадку якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту відповідними структурними підрозділами апарату облдержадміністрації (загальним відділом апарату облдержадміністрації, відділом інформаційно - комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації, Управлінням) залучаються працівники Головного юридичного управління Харківської обласної державної адміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.

1.12. У разі якщо запит поряд з проханням надати публічну інформацію містить прохання надати також інформацію, що не відноситься до публічної, то відповідь на питання, які не стосуються надання публічної інформації, може бути направлена заявнику окремо у терміни, передбачені чинним законодавством, про що запитувач повідомляється у відповіді на інформаційний запит.

2. Розгляд запитів на інформацію, які подані на особистому прийомі

2.1. Запит, який прийнятий на особистому прийомі (записаний зі слів запитувача), оформлюється на відповідному бланку Форми запиту на інформацію, передбаченої пунктом 1.5 глави 1 Порядку.

2.2. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформлює представник Управління із зазначенням у запиті прізвища, ім’я, по батькові, контактного телефону, та надає копію запиту особі, яка його подала.

2.3. На вимогу запитувача на першому аркуші копії запиту проставляється відбиток штампа із зазначенням назви Управління, дати надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачу.

2.4. Отриманий запит на інформацію реєструється у відповідному журналі.

2.5. Після реєстрації запиту на інформацію його копія разом із супровідним листом передається до структурного підрозділу облдержадміністрації, в компетенції якого знаходиться розгляд питання, що порушується у запиті на інформацію, не пізніше ніж на наступний день з дня отримання.

2.6. Структурний підрозділ облдержадміністрації, який отримав супровідний лист та копію запиту на інформацію, здійснює його реєстрацію та подальший розгляд, готує вичерпну інформацію щодо питань, порушених у інформаційному запиті, та надає її до Управління не пізніше ніж на наступний день з дня отримання.

2.7. Управління готує та направляє відповідь на запит на інформацію запитувачу у терміни, визначені чинним законодавством.

 3. Розгляд письмових запитів на інформацію, які надійшли поштою, факсом, електронною поштою

3.1. Письмові запити на інформацію, адресовані керівництву облдержадміністрації або облдержадміністрації в цілому, які надійшли до загального відділу апарату облдержадміністрації, передаються протягом 1 години до Управління. Розгляд отриманих запитів на інформації, які передані загальним відділом апарату облдержадміністрації, здійснюється відповідно до пунктів 2.4 – 2.7 глави 2 даного Порядку.

3.2. У разі, якщо письмовий запит на інформацію надійшов до структурного підрозділу облдержадміністрації, структурний підрозділ облдержадміністрації забезпечує його реєстрацію та терміновий розгляд, готує вичерпну інформацію (за підписом керівника) та разом з копією запиту на інформацію передає до Управління, але не пізніше ніж на наступний день з дня отримання. Надання відповіді запитувачу здійснюється відповідно до пункту 2.7 глави 2 даного Порядку.

3.3. Запит на інформацію, що надійшов на електронну адресу Управління, роздруковується у паперовому вигляді та реєструється у відповідному журналі. Подальший його розгляд здійснюється відповідно до пунктів 2.4 - 2.7 глави 2 даного Порядку.

3.4. Запит на інформацію, що надійшов на офіційну електронну адресу облдержадміністрації, пересилається працівниками відділу інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації на електронну адресу Управління не пізніше однієї години з часу його надходження. Подальший його розгляд здійснюється відповідно до пункту 3.3 глави 3 даного Порядку.

4. Розгляд усних запитів на інформацію, у тому числі отриманих по телефону

4.1. Запит, що прийнятий Управлінням по телефону (записаний зі слів запитувача), оформлюється працівником Управління на відповідному бланку Форми запиту на інформацію, передбаченої пунктом 1.5 глави 1 Порядку, з обов’язковим зазначенням способу надання відповіді запитувачу.

4.2. Працівник Управління, який прийняв запит, ставить свій підпис у Формі запиту на інформацію. Подальший його розгляд здійснюється відповідно до пунктів 2.4 - 2.7 глави 2 даного Порядку.

5. Терміни розгляду запитів на інформацію

5.1. Управління забезпечує надання відповіді на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту або в інші терміни, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

5.2. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, посадові особи Управління перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації». У разі якщо терміновість запиту є необґрунтованою, він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

5.3. При надходженні запиту на інформацію до Управління він опрацьовується та передається на виконання (з супровідним листом) до відповідного структурного підрозділу облдержадміністрації не пізніше наступного дня з дати його отримання.

5.4. Структурний підрозділ облдержадміністрації протягом одного робочого дня готує вичерпну інформацію з питань, порушених у запиті на інформацію, та передає її до Управління не пізніше ніж на наступний день з дня його отримання.

5.5. У разі надходження запиту на інформацію до структурного підрозділу обласної державної адміністрації він терміново реєструється та опрацьовується. Відповідний структурний підрозділ готує вичерпну інформацію щодо питань, порушених у запиті на інформацію, підписує її у керівника та передає до Управління не пізніше ніж на наступний день з дня його отримання. Разом з вичерпною інформацією в обов’язковому порядку передається копія запиту на інформацію.

5.6. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в терміни, що не перевищують 5 робочих днів, у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

5.7. У разі якщо запит на інформацію стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, Управління може продовжити строк розгляду такого запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Управління в письмовій формі повідомляє запитувача про продовження строку розгляду запиту на інформацію в термін, який не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

5.8. При надходженні до структурного підрозділу облдержадміністрації запиту на інформацію, який стосується надання великого обсягу інформації або потребує її пошуку серед значної кількості даних, що знаходяться у структурних підрозділах облдержадміністрації, розгляд такого запиту здійснюється в два етапи.
На першому етапі структурним підрозділом готується лист з обґрунтуванням необхідності продовження терміну розгляду запиту на інформацію (за підписом керівника) та передається до Управління разом з копією запиту на інформацію. Після чого Управління інформує запитувача про продовження терміну розгляду запиту на інформацію.
На другому етапі структурний підрозділ готує та подає до Управління вичерпну інформацію з питань, порушених у запиті на інформацію (за підписом керівника). Управління готує відповідь на інформаційний запит та направляє його запитувачу з обов’язковим дотриманням термінів виконання.

6. Відмова у наданні відповіді на запит на інформацію

6.1. Розпорядник має право відмовити в задоволенні запиту на інформацію у таких випадках:
Харківська обласна державна адміністрація або структурні підрозділи облдержадміністрації не володіють і не зобов’язані відповідно до їх компетенції, передбаченої законодавством або іншими нормативними актами, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом або входить до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування», затвердженого розпорядженням голови обласної державної адміністрації;
не дотримано встановлених вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною 5 статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації».

6.2. У відмові в задоволенні запиту на інформацію в обов’язковому порядку має бути зазначено:
прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту;
дату відмови;
мотивовану підставу відмови (з посиланням на відповідний пункт частини 1 статті 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації»);
порядок оскарження відмови;
підпис.

7. Пересилання інформаційного запиту за належністю

7.1. У разі коли розпорядник не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності йому відомо або має бути відомо хто нею володіє, запит перенаправляється належному розпоряднику інформації з одночасним повідомленням про це запитувача не пізніше ніж 5 робочих днів з дня надходження запиту.

7.2. У разі коли структурний підрозділ облдержадміністрації, до якого надійшов інформаційний запит, не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності йому відомо або має бути відомо хто нею володіє, Управлінню направляється лист із зазначенням розпорядника запитуваної інформації не пізніше ніж на наступний день з дня його надходження.

7.3. У разі якщо запит, який надійшов до Управління, не містить ознак запиту на інформацію, він у той же день з супровідним листом передається до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації з обов’язковим інформуванням запитувача, що його запит буде розглянуто відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

8. Контроль за виконанням інформаційних запитів

8.1. Відповідальні працівники Управління за допомогою відповідних журналів реєстрації здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовкою відповідних інформацій структурними підрозділами облдержадміністрації. В процесі роботи може застосовуватись така форма контролю, як нагадування виконавців (у телефонному режимі) про спливання терміну виконання запиту.

8.2. У разі порушення термінів підготовки та надання структурним підрозділом облдержадміністрації інформації з питань, порушених у запиті, відповідальні працівники Управління протягом одного робочого дня готують відповідну доповідну записку та інформують заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації.

9. Звітність

9.1. Структурні підрозділи обласної державної адміністрації забезпечують надання на електронну адресу Управління щоденної (до 17.00) інформації про кількість запитів на інформацію, що надійшли до відповідного структурного підрозділу, згідно з формою (додаток 1).

9.2. Управління забезпечує ведення обліку запитів на інформацію та здійснює щотижневе її оприлюднення на офіційному веб-сайті облдержадміністрації згідно з формою (додаток 2).

10. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядника інформації

10.1. Рішення, дії чи бездіяльність Харківської обласної державної адміністрації як розпорядника інформації можуть бути оскаржені до вищого органу або суду.

10.2. Запитувач має право оскаржити:
відмову в задоволенні запиту на інформацію;
відстрочку задоволення запиту на інформацію;
ненадання відповіді на запит на інформацію;
надання недостовірної або неповної інформації;
несвоєчасне надання інформації;
невиконання розпорядником інформації обов’язку оприлюднювати інформацію відповідно до статті 15 Закону України «Про доступ до публічної інформації»;
інші рішення, дії чи бездіяльність розпорядника інформації, що порушили законні права та інтереси запитувача.

10.3. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності розпорядника інформації до суду здійснюється відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України.
 

Заступник голови – керівник апарату
обласної державної адміністрації                                    В.В. Хома

Додаток 1 до Порядку
складання, подання та розгляду
запитів на інформацію,
розпорядником якої є Харківська
обласна державна адміністрація

Інформація
про надходження інформаційних запитів

 Додаток 2 до Порядку
складання, подання та розгляду
запитів на інформацію,
розпорядником якої є Харківська
обласна державна адміністрація

  Кількість запитів на публічну інформацію, що надійшли до управління забезпечення доступу до публічної інформації Харківської обласної державної адміністрації
за період з ______________ по ____________

Ястрєбов Д.В.

ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження голови Харківської
обласної державної адміністрації

Форма запиту на інформації

 Розпорядник інформації Харківська обласна державна адміністрація

Запитувач ________________________________________
(прізвище, ім’я та по батькові (найменування)
________________________________________
запитувача інформації, поштова адреса або
________________________________________
електронна адреса, контактний телефон)
________________________________________

ЗАПИТ НА ІНФОРМАЦІЮ

Прошу відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» надати

______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(вказується загальний опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо)

Запитувану інформацію прошу надати у визначений законом строк (необхідне
зазначити) на поштову адресу ___________________________________________
                                                       (поштовий індекс, область, район, населений
______________________________________________________________________
                              пункт, вулиця, будинок, корпус, квартира)
на електронну адресу __________________________________________________
телефаксом ___________________________________________________________
за телефоном_________________________________________________________

« ___ » _____________ 20 ___ року                           _______________________
                                                                                    (підпис запитувача інформації)
Примітка:
1. Запит може бути поданий до:
Харківської обласної державної адміністрації
на поштову адресу: 61022, м. Харків, вул. Сумська, 64

Управління забезпечення доступу до публічної інформації Харківської обласної державної адміністрації
на поштову адресу: 61200, м. Харків, вул. Мироносицька, 33
на електронну адресу: [email protected]
телефаксом : (057) 715-73-39
за телефоном: (057) 715-73-27

2. Інструкція щодо процедури подання до Харківської обласної державної адміністрації запиту на інформацію та її отримання:

2.1. Запит на інформацію – це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні.

2.2. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача.

2.3. Запит на інформацію може подаватись у довільній формі.

2.4. У запиті на інформацію запитувач вказує своє прізвище, ім’я та по батькові (найменування), поштову адресу, або адресу електронної пошти, номер засобу зв’язку (якщо наявний), зазначає загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо, підпис і дату (за умови подання письмового запиту).

2.5. Для подання письмового запиту запитувач може використовувати форму, яку надає Харківська обласна державна адміністрація або яка розміщується на офіційному веб-сайті (www.kharkivoda.gov.ua).

2.6. Запит на інформацію може бути подано особисто до управління забезпечення доступу до публічної інформації Харківської обласної державної адміністрації (з понеділка по четвер – з 9:00 до 17:00, у п’ятницю – з 9:00 до 16:00). Перерва з 13:00 до 13.45.

2.7. Під час подання запиту на інформацію запитувач зазначає зручну для нього форму отримання інформації.

2.8. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформлює працівник управління забезпечення доступу до публічної інформації Харківської обласної державної адміністрації, із зазначенням прізвища, ім’я, по батькові, контактного телефону, та надає копію запиту особі, яка його подала.

2.9. На вимогу запитувача на першому аркуші копії запиту проставляється відбиток штампа управління забезпечення доступу до публічної інформації Харківської обласної державної адміністрації із зазначенням дати надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачу.

2.10. Інформація на запит надається безоплатно.

У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.
При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

2.11. У задоволенні запиту може бути відмовлено в таких випадках:

2.11.1. Розпорядник інформації не володіє і не зобов'язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

2.11.2. Інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

2.11.3. Запитувач не оплатив фактичні витрати, пов'язані з копіюванням або друком документів, відповідно до пункту 9 цих приміток;

2.11.4. Не дотримано вимог до складення та подання запиту на інформацію, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації», а саме не зазначено:
прізвище, ім'я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку (якщо такий є);
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);
підпис і дату (за умови подання письмового запиту).

2.12. Рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу або суду.

Заступник голови – керівник апарату
обласної державної адміністрації                                В.В. Хома