ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядження голови Харківської обласної державної адміністрації

 

 

 

 

ПОРЯДОК
проведення особистого прийому громадян посадовими особами Харківської обласної державної адміністрації

І. Загальні положення

1. Порядок проведення особистого прийому громадян посадовими особами Харківської обласної державної адміністрації (далі – Порядок) визначає процедуру проведення особистого прийому громадян головою Харківської обласної державної адміністрації, першим заступником голови, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату Харківської обласної державної адміністрації, керівниками головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації та їх заступниками (далі – посадові особи Харківської обласної державної адміністрації).

2. Особистий прийом громадян посадовими особами Харківської обласної державної адміністрації здійснюється в приміщенні приймальні Харківської обласної державної адміністрації за адресою:
м. Харків, вул. Мироносицька, буд. 33, або за місцезнаходженням відповідного структурного підрозділу.
Особисті прийоми громадян за місцем їх роботи і проживання можуть здійснюватися на базі районних державних адміністрацій Харківської області або їх відповідних структурних підрозділів, підприємств, установ та організацій Харківської області за місцем роботи громадян.
Графік особистих та особистих прийомів за місцем їх роботи і проживання затверджується розпорядженням голови Харківської обласної державної адміністрації.

3. Інформація про порядок, графік та місце проведення особистого прийому громадян посадовими особами Харківської обласної державної адміністрації розміщується на офіційному веб-сайті Харківської обласної державної адміністрації та у приміщенні приймальні Харківської обласної державної адміністрації.

4. Особистий прийом громадян посадовими особами Харківської обласної державної адміністрації проводиться з питань, вирішення яких належить до повноважень Харківської обласної державної адміністрації, а також відповідно до розподілу обов’язків між посадовими особами Харківської обласної державної адміністрації.

5. Вхід до приміщення приймальні Харківської обласної державної адміністрації вільний. Під час особистого прийому громадянин повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу.
Під час проведення прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та/або особи, які перебувають у родинних відносинах з такими громадянами і мають документ, що підтверджують їх особу та повноваження. Присутність

сторонніх осіб під час проведення особистого прийому громадян не допускається.
Особистий прийом жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня», інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, проводиться першочергово.

ІІ. Особистий прийом громадян головою Харківської обласної державної адміністрації

1. Особистий прийом громадян головою Харківської обласної державної адміністрації проводиться за попереднім записом.
Попередній запис громадян на особистий прийом головою Харківської обласної державної адміністрації здійснюється під час безпосереднього звернення громадянина до відділу роботи із зверненнями громадян апарату Харківської обласної державної адміністрації (далі – Відділ). Начальник Відділу або його заступник не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня прийому здійснюють попередній запис у журналі обліку попереднього запису громадян на особистий прийом громадян головою Харківської обласної державної адміністрації.

2. Під час попереднього запису на особистий прийом громадян головою Харківської обласної державної адміністрації з'ясовуються:
прізвище, ім'я, по батькові громадянина;
місце проживання громадянина;
зміст порушеного питання;
до яких посадових осіб чи органів державної влади тощо він звертався і яке було прийнято рішення.
Також вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

3. Запис на особистий прийом громадян головою Харківської обласної державної адміністрації проводиться у разі коли порушене громадянином питання залишилося не вирішеним по суті після особистого прийому громадян заступниками голови Харківської обласної державної адміністрації за напрямами діяльності.

4. У разі якщо громадянин звертається з питанням, яке знаходиться за дорученням керівництва Харківської обласної державної адміністрації на розгляді у її структурних підрозділах, попередній запис такого громадянина на особистий прийом громадян головою Харківської обласної державної адміністрації не здійснюється до завершення розгляду.

5. Відділ наступного дня після закінчення попереднього запису на особистий прийом громадян головою Харківської обласної державної адміністрації надсилає для опрацювання до структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації, відповідно до їх компетенції, інформацію про громадян, записаних на прийом, суть порушених ними питань.
За результатами опрацювання зазначеної інформації за зверненнями громадян структурні підрозділи Харківської обласної державної адміністрації не пізніше ніж за два робочі дні до дня прийому надають до Відділу пропозиції щодо вирішення викладених у них питань.

6. Під час особистого прийому громадян головою Харківської обласної державної адміністрації Відділом складаються реєстраційно-контрольні картки на осіб, які звернулися на особистий прийом.

ІІІ. Особистий прийом громадян заступниками голови Харківської обласної державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації та їх заступниками

1. Особистий прийом громадян першим заступником голови, заступниками голови, заступником голови – керівником апарату Харківської обласної державної адміністрації, керівниками головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації здійснюється згідно з графіками, затвердженими розпорядженням голови Харківської обласної державної адміністрації, без попереднього запису в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.
Особистий прийом громадян заступниками керівників головних управлінь, управлінь, відділів та інших структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації здійснюється згідно з графіками, затвердженими керівниками відповідних структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації.

2. Під час особистого прийому громадян заступниками голови Харківської обласної державної адміністрації Відділ з’ясовує прізвище, ім’я, по батькові громадянина, місце проживання, зміст порушеного питання та оформляє реєстраційно-контрольну картку.
У разі якщо громадянин звертається до Харківської обласної державної адміністрації повторно з питань, що будуть розглядатися на особистому прийомі громадян заступниками голови Харківської обласної державної адміністрації, Відділ готує матеріали за результатами розгляду попередніх звернень. Матеріали розгляду попередніх звернень заявників, інші матеріали і документи, що стосуються суті питання, разом із реєстраційно-контрольною карткою передаються помічнику заступника голови Харківської обласної державної адміністрації, який веде прийом.

3. Помічники заступників голови Харківської обласної державної адміністрації мають бути присутніми на особистому прийомі громадян та забезпечувати організацію його проведення.

4. Керівники структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації та їх заступники здійснюють особистий прийом громадян за місцезнаходженням відповідних структурних підрозділів та з питань, що відносяться до їх повноважень.

5. Організація проведення особистих прийомів керівниками структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації та їх заступниками покладається на працівників відповідного структурного підрозділу, який представляє керівник.

6. За результатами особистого прийому керівниками структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації відповідними структурними підрозділами здійснюється облік осіб, які звернулися на особистий прийом, згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 (далі – Інструкція).

ІV. Особистий прийом громадян за місцем їх роботи і проживання головою Харківської обласної державної адміністрації, заступниками голови, керівниками структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації

1. Особисті прийоми громадян за місцем їх проживання і роботи здійснюються головою Харківської обласної державної адміністрації, заступниками голови Харківської обласної державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації на базі районних державних адміністрацій Харківської області або їх відповідних структурних підрозділів, органів місцевого самоврядування, підприємствах, установах, організаціях згідно з окремим графіком особистих прийомів громадян за місцем їх роботи і проживання, який затверджується головою Харківської обласної державної адміністрації.

2. Районні державні адміністрації Харківської області, де заплановано проведення особистого прийому громадян за місцем їх роботи і проживання, через засоби масової інформації доводять до відома населення району інформацію про дату і час проведення прийому, забезпечують здійснення попереднього запису громадян на особистий прийом громадян за місцем їх роботи і проживання головою Харківської обласної державної адміністрації, який передають до Відділу за один робочий день до дати проведення прийому, вживають заходів щодо створення відповідних умов та організації проведення прийому.

3. У разі перенесення дати або місця проведення особистого прийому громадян за місцем їх роботи і проживання заступником голови Харківської обласної державної адміністрації його помічники письмово інформують Відділ не пізніше ніж за 2 дні до проведення прийому.
Відділ повідомляє про перенесення дати або місця проведення особистого прийому громадян за місцем їх роботи і проживання відповідні районні державні адміністрації.

4. Помічники заступників голови Харківської обласної державної адміністрації під час проведення особистого прийому громадян за місцем їх роботи і проживання приймають від громадян звернення та наступного дня після проведення особистого прийому громадян за місцем їх роботи і проживання письмово інформують Відділ про кількість громадян, які звернулися під час прийому, кількість звернень, за якими надані роз’яснення по суті порушених питань.

Письмові звернення, подані під час особистого прийому громадян за місцем їх роботи і проживання, передаються до Відділу для реєстрації відповідно до Інструкції.

5. За результатами особистих прийомів громадян за місцем їх роботи і проживання заступниками голови Харківської обласної адміністрації на підставі інформації помічників заступників голови Харківської обласної державної адміністрації про кількість громадян, які звернулися під час особистого прийому громадян за місцем їх роботи і проживання, Відділом складаються реєстраційно-контрольні картки на осіб, які звернулися на прийом до заступників голови Харківської обласної державної адміністрації.

6. Особисті прийоми громадян за місцем їх роботи і проживання керівниками структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації здійснюються на базі районних державних адміністрацій Харківської області або відповідних структурних підрозділів районних державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій та з питань, що відносяться до їх повноважень.

7. Організація проведення особистих прийомів громадян за місцем їх роботи і проживання керівниками структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації покладається на працівників відповідного структурного підрозділу, який представляє керівник.

8. За результатами особистих прийомів громадян за місцем їх роботи і проживання керівниками структурних підрозділів Харківської обласної державної адміністрації проводиться робота з обліку осіб, які звернулися на особистий прийом громадян за місцем їх роботи і проживання, що здійснюється відповідними структурними підрозділами згідно з Інструкцією.

V. Заключні положення

1. Посадова особа Харківської обласної державної адміністрації під час особистого прийому громадян розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз'яснення.

2. Письмові звернення, що отримані на особистому (у тому числі за місцем роботи і проживання громадян) прийомі, розглядаються в установленому законодавством порядку.

3. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина.

Заступник голови – керівник апарату
обласної державної адміністрації                                                                    В.В. Хома