Забезпечення збереження документів, що утворилися у процесі діяльності підприємств, установ і організацій, та мають культурну цінність і є надбанням українського народу, залишається першочерговим завданням в архівній галузі України, й, зокрема, Харківської області.
Бо саме від того, яких зусиль ми докладемо сьогодні і в подальшому для збереження цього культурного надбання – документів Національного архівного фонду, залежить, яку саме документальну спадщину ми передамо своїм нащадкам. У документах – наша історія, досвід, погляди на перспективи розвитку регіону тощо.
Попри складності, спричинені дефіцитом бюджетних коштів на фінансування архівної галузі області, ми разом намагаємося зробити усе можливе задля збереження та примноження національної документальної спадщини.
Сучасну систему місцевих державних архівних установ Харківщини складають державний архів Харківської області та 27 архівних відділів районних державних адміністрацій. Крім того, державний архів Харківської області співпрацює з 6-ти архівними відділами міських рад міст обласного значення.
Відповідно до ст. 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» місцеві державні архівні установи створюються у порядку, передбаченому цим законом, для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, та здійснення управління архівною справою і діловодством на відповідній території.
Архівним відділам міських рад міст обласного значення делегуються повноваження органів виконавчої влади, передбачені у частині першій статті 28 вищезазначеного Закону, щодо зберігання документів Національного архівного фонду на відповідній території.
Державний архів Харківської області, реалізуючи державну політику у сфері архівної справи і діловодства, здійснюючи управління архівною справою і діловодством на території області, проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, веде їх реєстр, у тому разі, здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів районних державних адміністрацій та архівних відділів міських рад.
Аналіз стану забезпечення збереження документів, переданих на зберігання до архівних відділів районних державних адміністрацій та архівних відділів міських рад міст обласного значення, доводить, що поряд із позитивними зрушеннями у вирішенні даного питання на місцях, мають місце і негативні явища, що унеможливлюють збереженість документів в архівних відділах на належному рівні.
За станом на травень поточного року із 27 архівних відділів районних державних адміністрацій лише 7 (архівні відділи Балаклійської, Барвінківської, Великобурлуцької, Дергачівської, Золочівської, Печенізької, Шевченківської районних державних адміністрацій) забезпечені приміщеннями, що дозволяють здійснювати процедуру приймання документів на кілька років уперед (йдеться про наявність вільних площ).
Потребують збільшення таких площ архівні відділи Близнюківської, Богодухівської, Борівської, Валківської, Вовчанської, Зачепилівської, Зміївської, Ізюмської, Кегичівської, Коломацької, Красноградської, Краснокутської, Лозівської, Нововодолазької, Первомайської, Сахновщинської, Харківської, Чугуївської районних державних адміністрацій. Крім того, потребують окремих приміщень для приймання громадян архівні відділи Балаклійської, Вовчанської та Сахновщинської районних державних адміністрацій (сьогодні прийом громадян здійснюється ними в сховищах, де зберігаються архівні документи, що є грубим порушенням умов зберігання останніх).
Що стосується архівних відділів міських рад області, то усі вони забезпечені додатковими площами для комплектування документами, крім Архівного відділу Куп’янської міської ради.
Стан приміщень в більшій частині архівних відділів є задовільним.
Проте занепокоєння викликає стан приміщень в архівних відділах Близнюківської, Валківської, Краснокутської та Куп’янської районних державних адміністрацій.
Документи з особового складу, прийняті на збереження Архівним відділом Близнюківської районної державної адміністрації в кількості 7 566 справ, розміщені в приміщенні по вул. Комсомольській, яке не відповідає прийнятим нормам щодо їх зберігання: воно не охороняється, не забезпечено охоронною та протипожежною сигналізаціями; у ньому відсутні світло, опалення; сховище не в достатній мірі забезпечено стелажами (частина документів розміщена на підлозі). Таким чином, документи знаходяться під загрозою реального знищення. Їх втрата призведе до зниження рівня соціальної захищеності громадян через неможливість одержати останніми довідки про місце, стаж роботи, заробітну плату з метою оформлення пенсій за стажем чи віком. Тому питання забезпечення надійного зберігання зазначеної групи документів має стати першочерговим для керівництва Близнюківського району.
Архівний відділ Краснокутської районної державної адміністрації розміщений у напівпідвальному приміщенні, яке потребує ремонту. Сховища відділу перевантажені документами, недостатньою кількістю забезпечені вогнегасниками (у наявності 2 з передбачених за нормами 6-ти). Відсутні охоронна, протипожежна сигналізації, приміщення не охороняється.
Документи, що зберігає Архівний відділ Куп’янської районної державної адміністрації, розміщені в одноповерховій будівлі аварійного стану по вул. Садова, 29, що належить Відділу культури і туризму районної державної адміністрації. У 2010 році на виділені з місцевого бюджету кошти (25 тис. грн.) замінено електропроводку в будівлі, яку обладнано газовим автономним устаткуванням для опалення, але будівля залишається аварійною.
Додатково 2010 року архівному відділу виділено 2 приміщення для розміщення архівних документів. Ураховуючи, що вони потребують капітального ремонту та оснащення відповідно до прийнятих архівних норм, експлуатація їх на даному етапі не здійснюється. Ступінь завантаженості документами наявних стелажів складає 117 %, тому в порушення норм зберігання архівних документів. частина їх розміщена на стільцях та підлозі по периметру сховищ.
Питання щодо вирішення проблеми аварійності будівлі, в якій розміщений архівний відділ, й досі залишається актуальним. Крім того, потребують оснащення будівлі охоронною та протипожежною сигналізаціями, вирішення питання забезпечення штатною або позавідомчою охороною.
Поряд із цим хочеться відмітити позитивний досвід у діяльності керівників окремих районів та міст обласного значення щодо здійснення ними низки заходів, спрямованих на покращення умов зберігання архівних документів. У першу чергу, це стосується Балаклійського, Борівського, Дергачівського, Зміївського, Золочівського, Чугуївського районів та міст Харків і Чугуїв.
2010 року Архівному відділу Балаклійської районної державної адміністрації додатково виділено 97,54 м² площ, з яких під сховища відведено 83,4 м². На виділені з місцевого бюджету кошти у розмірі 14 тис. грн. у них зроблено поточний ремонт.
У сховищах Архівного відділу Борівської районної державної адміністрації 2011 року зроблено поточний ремонт, в одному зі сховищ встановлено пожежний щит та ящик із піском.
2011 року Архівний відділ Дергачівської районної державної адміністрації розпочав роботу по перевезенню архівних документів з аварійного приміщення у нове площею 157,61 м², орендоване ним у територіальної громади м. Дергачі. В приміщенні здійснено поточний ремонт, встановлено електричне автономне опалення, металеві стелажі, на вікна – металеві грати.
Ще у 2009-2010 роках документи, що зберігає Архівний відділ Зміївської районної державної адміністрації, перебували під загрозою знищення через незадовільний стан його приміщень. На виконання пропозицій, наданих державним архівом Харківської області за результатами перевірок стану збереження документів Національного архівного фонду у вищезазначеному архівному відділі у 2009-2010 роках, останнім проведено низку заходів щодо покращення стану збереження архівних документів: документи Національного архівного фонду та з особового складу, які останнім часом зберігалися з порушенням норм у двох будівлях (по вул. Гагаріна, 22 (колишній Будинок побуту, приміщення аварійного стану, де були відсутні опалення, освітлення, охорона) та по вул. Леніна, 10, де була відсутня охорона), у І кварталі 2011 року передислоковані на тимчасове зберігання до іншої, більш пристосованої одноповерхової будівлі по вул. Калініна, 43 (будівля знаходиться у комунальній власності). В ній проведено заміри опору ізоляції електропроводки та підключено стаціонарне опалення. Будівля охороняється цілодобово сторожами. Вхідні двері в кінці робочого дня опечатуються начальником архівного відділу. Проте поряд із позитивними зрушеннями потребує продовження робота по оснащенню будівлі охоронною та протипожежною сигналізаціями, та встановлення грат на вікнах сховищ.
В Архівному відділі Золочівської районної державної адміністрації за останній рік відремонтовано покрівлю, яка перебувала в аварійному стані, зроблено поточний ремонт приміщення. Кошти, які надходять до архівного відділу за послуги, що виконуються ним на договірних засадах, частково використовуються на сплату обслуговування охоронної сигналізації.
Певні заходи щодо створення належних умов зберігання архівних документів здійснено керівництвом Чугуївської районної державної адміністрації: 2011 року архівному відділу на заміну приміщень, які ще 2010 року він поділяв з архівним відділом міської ради по вул. К. Лібкнехта, 45, виділено 4 приміщення (2 – під архівосховища, 1 – під робочу кімнату та 1 – під читальний зал) по вул. Якіра, 32 на першому поверсі 4-ох поверхового будинку, який є комунальною власністю. Будівля забезпечена постом охорони. Приміщення, виділені архівному відділу під сховища, пристосовані для збереження архівних документів: у них проведено поточний ремонт, в наявності центральне опалення, електроустаткування, яке перебуває у задовільному стані; двері металеві, опечатуються; на вікнах сховищ, робочої кімнати та читального залу встановлено грати. Встановлено охоронну та протипожежну сигналізації. Всього на вищезазначені роботи з місцевого бюджету було виділено 178,8 тис. грн.
Архівний відділ Харківської міської ради в достатній мірі забезпечений площами для подальшого його комплектування, що дає можливість вчасно приймати документи від підприємств, установ та організацій міста, які є джерелом його комплектування. На приміщення архівного відділу встановлено охоронну та протипожежну сигналізації, вхідні двері оббиті металом. Стелажі у сховищах змішаного типу. В наявності вогнегасники, кількість яких відповідає нормам. Щорічно під приймання документів архівний відділ проводить роботу з їх картонування. Кошти на зазначені роботи виділяються з місцевого бюджету (2011 року виділено та засвоєно 10 тис. грн.).
Щодо Архівного відділу Чугуївської міської ради, то 2011 року він одержав додатково 61 м² площі за рахунок звільнених Архівним відділом Чугуївської районної державної адміністрації площ. Сьогодні в них тривають роботи по встановленню металевого стелажного обладнання. Охоронна сигналізація в наявності, протипожежна відсутня.
Однією з нагальних проблем системи архівних відділів області залишається проблема надмірного завантаження їх сховищ, що спричинено, в першу чергу, утриманням на збереженні поряд із документами Національного архівного фонду документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій, що не є характерним для архівних відділів з огляду на норми ст. 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».
Відповідно до ст. 29 вищезгаданого закону місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого самоврядування створюють архівні установи для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин фізичних і юридичних осіб на відповідній території (району, міста), та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви).
З огляду на означене, вирішити проблему наявності додаткових площ для архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад міст обласного значення допоможе створення мережі трудових архівів, які дозволять вивільнити площі архівних відділів від документів, що не належать до Національного архівного фонду.
На сьогодні позитивний досвід у напрямі створення трудових архівів мають Харківська, Первомайська міські ради та Вовчанська районна рада.
Рішенням ІІ сесії Харківської міської ради V скликання від 31.05.2006 № 33/06 створено Комунальне підприємство «Міський архів», на утриманні якого знаходиться 1 835 фондів (76 116 од. зб.). Це дало можливість майже у повному обсязі звільнити Архівний відділ Харківської міської ради від документів з особового складу та зменшити навантаження на його співробітників (йдеться про наведення довідок соціально-правового характеру). Завдяки підтримки Харківської міської ради та високої відповідальності керівництва Комунального підприємства «Міський архів» за доручену справу, останній забезпечує належні умови зберігання прийнятих документів.
Прикладами подібного ставлення керівництва районів та міст області до питання забезпечення збереженості документів, які є гарантом соціальної захищеності громадян, є створення трудових архівів у Вовчанському районі та м. Первомайський Харківської області.
Рішенням XXIII сесії IV скликання Вовчанської районної ради від 04.03.2005 створено Комунальне підприємство «Трудовий архів Вовчанського району», на збереженні у якого знаходиться 197 фондів (20 448 од. зб. з особового складу).
З метою приймання та подальшого зберігання документів ліквідованого Державного підприємства «Хімпром» м. Первомайський Харківської області, рішенням III сесії VI скликання Первомайської міської ради Харківської області від 16.12.2010 створено Комунальне підприємство «Міський архів».
Однією з умов належного утримання архівних документів є забезпеченість сховищ архівних відділів достатньою кількістю вогнегасників. На жаль, не всі архівні відділи забезпечені вогнегасниками відповідно до затверджених норм, якими передбачено не менше одного вогнегасника на кожні 50 м² площі та не менше 2-ох на кожне окреме приміщення. Додержуються таких норм в архівних відділах Борівської, Великобурлуцької, Вовчанської, Дворічанської, Зачепилівської, Кегичівської, Красноградської, Харківської, Чугуївської районних державних адміністраціях та Харківської міської ради. Потребують негайної заміни вогнегасники в Архівному відділі Куп’янської районної державної адміністрації.
Наступна складова щодо створення належних умов зберігання документів – це оснащення приміщень охоронною та протипожежною сигналізаціями. Одночасно такими сигналізаціями забезпечений Архівний відділ Чугуївської районної державної адміністрації та Архівний відділ Харківської міської ради. Лише охоронною сигналізацією забезпечені архівні відділи Близнюківської (в одній із будівель), Богодухівської, Валківської, Золочівської, Коломацької, Сахновщинської районних державних адміністрацій та Люботинської і Чугуївської міських рад; лише протипожежною – Архівний відділ Зачепилівської районної державної адміністрації. Відсутні охоронна та протипожежна сигналізації в архівних відділах Балаклійської, Барвінківської, Близнюківської (в одній із будівель), Борівської, Великобурлуцької (в одній із будівель), Вовчанської, Дворічанської, Дергачівської, Зачепилівської, Зміївської, Ізюмської, Кегичівської, Красноградської, Краснокутської, Куп’янської, Лозівської, Нововодолазької, Первомайської, Печенізької, Харківської, Шевченківської райдержадміністрацій та Ізюмської і Лозівської міських рад.
Архівосховища майже усіх архівних відділів забезпечені контрольно-вимірювальними приладами, результати яких фіксуються в спеціальних реєстраційних журналах. Це дає можливість відстежити коливання температурно-вологісного режиму у сховищах та, за необхідності, вжити відповідних заходів щодо його стабілізації.
Відсутні прилади для вимірювання вологості повітря в архівних відділах Великобурлуцької, Дворічанської, Куп’янської районних державних адміністрацій та Ізюмської , Куп’янської і Чугуївської міської рад. Потребують заміни такі прилади в архівних відділах Близнюківської, Богодухівської, Вовчанської, Золочівської, Ізюмської, Красноградської та Первомайської районних державних адміністрацій.
Приладами для вимірювання температури повітря забезпечені усі архівні відділи.
Досить актуальним з точки зору забезпечення збереження документів є їх картонування, тобто утримання документів у спеціальних коробках, які захищають їх від зовнішнього впливу різного роду чинників.
Стовідсотково закартановано архівні документи в архівних відділах Борівської, Коломацької, Печенізької районних державних адміністрацій та Харківської і Чугуївської міських рад.
В інших архівних відділах майже стовідсотково закартоновано документи Національного архівного фонду, проте не закартонованими залишаються документи з особового складу.
Усіма архівними відділами здійснюються планові перевіряння наявності та фізичного стану документів.
Існує ще одна проблема, яка перешкоджає роботі архівних відділів. Це недостатній рівень забезпечення їх оргтехнікою (комп’ютерами, принтерами та ксероксами), необхідною, в першу чергу, для оформлення довідок на запити фізичних та юридичних осіб і виготовлення копій архівних документів.
На сьогодні не забезпечені комп’ютерами Архівний відділ Печенізької районної державної адміністрації та орендуються комп’ютери архівними відділами Борівської і Великобурлуцької районних державних адміністрацій.
Гірша ситуація стосується забезпечення архівних відділів принтерами. Не забезпечені ними архівні відділи Богодухівської, Борівської, Ізюмської, Кегичівської, Коломацької, Красноградської, Краснокутської, Нововодолазької, Печенізької та Харківської районних державних адміністрацій.
Ксерокси мають лише архівні відділи Балаклійської, Вовчанської, Зміївської, Лозівської, Сахновщинської, Чугуївської, Шевченківської районних державних адміністрацій та архівні відділи Лозівської і Харківської міських рад.
Отже нам є сьогодні над чим працювати, що вдосконалювати та є сенс говорити про необхідність розробки й затвердження регіональних програм розвитку архівної справи, які за умови відповідного фінансування допоможуть поступово вирішити питання, порушені в рамках даної селекторної наради.
В окремих районах області вже прийнято регіональні програми розвитку архівної справи, а в розрізі програм соціально-економічного розвитку району передбачено заходи на розвиток архівної справи.
За даними, які має державний архів Харківської області, це такі:
- Програма розвитку архівної справи в Балаклійському районі на 2011-2015 роки, затверджена рішенням VIІ сесії VI скликання Балаклійської районної ради від 27 квітня 2011 року № 145-VI (на реалізацію заходів передбачено 71 тис. грн.);
- Програма підтримки розвитку архівної справи на 2011-2015 роки, затверджена рішенням VIІ сесії VI скликання Близнюківської районної ради від 05 травня 2011 року (на реалізацію заходів передбачено 67 тис. грн.);
- Районна програма розвитку архівної справи на 2011-2014 роки, затверджена рішенням V сесії VI скликання Великобурлуцької районної ради від 18 лютого 2011 року № 58-VI (на реалізацію заходів передбачено 35 тис. 700 грн.);
- Районна програма підтримки розвитку архівної справи в Печенізькому районі на 2011-2013 роки, затверджена VIІ сесією VI скликання Печенізької районної ради 28 квітня 2011 року (на реалізацію заходів передбачено 42 тис. 520 грн.).
В Програмі економічного та соціального розвитку Дергачівського району на 2011 рік, затвердженої рішенням ІІІ сесії VI скликання Дергачівської районної ради від 29 грудня 2010 року № 46-VI, передбачено 30 тис. грн. на підтримку розвитку архівної справи в районі.
Підводячи підсумки роботи архівних відділів районних державних адміністрацій та міських рад міст обласного значення щодо забезпечення збереження документів Національного архівного фонду та рівень їх матеріально-технічного забезпечення, маємо певні підстави стверджувати, що керівництвом районних державних адміністрацій та міських рад міст обласного значення здійснюються певні заходи щодо покращення умов зберігання архівних документів на місцях, проте в окремих випадках, про які йшлося, вони потребують активізації.

Директор державного архіву
Харківської області Л. М. Момот