ХАРЬКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ

Порядок работы с обращениями граждан

04 июня 2015 | 10:50

ЗАТВЕРДЖЕНО
розпорядженням голови
обласної державної адміністрації
 (зі змінами)
ПОРЯДОК
роботи із зверненнями громадян, що надійшли поштою
 
І. Загальні положення
 
Цей Порядок розроблено згідно з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указом Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», з метою визначення основних вимог до організації розгляду письмових звернень, проведення особистого прийому громадян керівництвом обласної державної адміністрації у приймальні обласної державної адміністрації, прийому за місцем проживання громадян у районах і містах області.
 
II. Порядок опрацювання та розгляду письмових звернень
 
1.Письмове звернення – це викладені в письмовій формі пропозиції, заяви, скарги, що направлені поштою або передані громадянином особисточи через уповноважену особу, якщо ці повноваження оформлені згідно зчинним законодавством.
 
2.Письмові звернення можуть бути:
індивідуальні - звернення, що подані окремою особою;
колективні - звернення, що подані групою осіб;
повторні:
а)викладені громадянином або групою осіб у письмовій формі
пропозиції, заяви, скарги виключно з тих питань, які вже були викладені впопередніх зверненнях і які розглянуті по суті, при цьому немає нових даних або фактів, що потребують додаткового вирішення;
б)якщо у зверненні оскаржуються рішення, прийняті при попередньому розгляді в облдержадміністрації;
в)якщо у зверненні повідомляється про несвоєчасний розгляд питань, коли термін розгляду порушено і заявник не отримав відповіді;
г)не вирішені по суті чи не в повному обсязі розглянуті питання,підняті в попередньому зверненні;
дублетні – це пропозиції, заяви, скарги одного й того ж громадянина (або однієї і тієї ж групи осіб) з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд від державних органів вищого рівня або інших установ, організацій, ЗМІ за належністю до облдержадміністрації для їх вирішення по суті, якщо останні вже отримали звернення відповідного змісту, при цьому дублетні звернення до групи повторних звернень не відносяться;
анонімні – письмові звернення, не підписані автором (авторами), без зазначення місця проживання, а також такі, по яких неможливо встановити авторство.
 
3.Листи громадян, що надійшли на адресу обласної державної адміністрації поштою, отримує загальний відділ апарату облдержадміністрації та в день отримання передає до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації (далі – відділ).
 
4.Працівники відділу відповідно до закріплених за ними міст і районів: перевіряють наявність конверта та додатків до листа, а також його відповідність вимогам, що зазначені у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян»;
визначають суть, характер і короткий зміст звернення;
перевіряють, чи є воно повторним або дублетним;
реєструють за допомогою комп'ютера (заносять до бази прізвище, ім'я, по батькові заявника, місце проживання або роботи, телефон заявника, назву організації, індекс, дату супровідного листа, якщо звернення надійшло з інших органів, дати і реєстраційні індекси попередніх звернень), роблять позначку «повторно», якщо звернення є таким, та додають особову справу заявника з попереднім зверненням і листуванням по ньому; якщо звернення взято на контроль органом влади вищого рівня, ставлять штамп «особливий контроль».
 
5.Прийом, попередній розгляд та реєстрація звернень у відділі здійснюється у день надходження.
 
6.Листи Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно звання «Мати-героїня», а також звернення, що надійшли на розгляд за дорученнями Президента України, Прем'єр-міністра України або Голови Верховної Ради України, розглядаються особисто головою облдержадміністрації, а в разі його відсутності – заступником голови облдержадміністрації, на якого покладено виконання обов'язків голови обласної державної адміністрації.
 
7.Звернення, оформлене без дотримання вимог, зазначених у ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» (тобто, у ньому не вказано прізвище, ім'я, по батькові або адреса, не підписане автором або немає дати,
не викладено суть порушеного питання), повертається авторові з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через 10 днів від дня його надходження. Копія такого звернення залишається у провадженні відділу.
 
8.Рішення про повернення звернення авторові приймає начальник відділу. Відповідь заявнику з роз'ясненням ст. 5 Закону України «Про звернення громадян» готує спеціаліст відділу. Відповідь надається заявнику за підписом начальника відділу.
 
9.Анонімні звернення розгляду не підлягають.
 
10.Письмові звернення, в яких порушені питання, вирішення яких не належить до повноважень облдержадміністрації, пересилаються для розгляду за належністю органу, до компетенції якого відноситься вирішення питання по суті, у термін не більше 5 робочих днів із дня надходження до облдержадміністрації, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.
Рішення про направлення звернення за належністю приймають заступники голови облдержадміністрації за напрямами діяльності, заступник голови – керівник апарату облдержадміністрації, начальник відділу. Звернення направляється визначеному органу разом із супровідним листом, у якому міститься прохання повідомити заявника про результати розгляду його звернення.
 
11.Опрацьовані реєстраційно-контрольні картки разом із зверненнями передаються працівником відділу помічникам голови обласної державної адміністрації, першого заступника, заступників голови, заступника голови –
 керівника апарату обласної державної адміністрації під підпис у журналі обліку пошти.
 
12.Помічники знайомляться зі змістом звернення, визначають виконавця, до компетенції якого відноситься вирішення зазначених у зверненні питань, готують проект доручення і передають звернення на розгляд керівництву облдержадміністрації.
 
У разі потреби вносять пропозиції щодо комісійного розгляду звернення, із виїздом на місце або за участю заявника, а також визначення заходів щодо вирішення питання і розв'язання проблем, які є підставою для звернення.
 
Якщо виконавців декілька, помічники вносять пропозиції щодо визначення одного виконавця для збору та узагальнення інформації, підготовки відповіді заявнику або проекту відповіді, якщо звернення розглядається на виконання доручень органів влади вищого рівня.
 
13.Розглянуті керівництвом облдержадміністрації письмові звернення передаються через помічників до відділу для опрацювання резолюції (доручення) і направлення звернення на розгляд відповідним виконавцям.
 
У журналі обліку пошти працівником відділу робиться запис про дату надходження звернень до відділу. Звернення передаються головним спеціалістам відділу для опрацювання.
 
14.Контролю за вирішенням питань, що зазначені у зверненнях громадян, підлягають:
листи, про результати розгляду яких необхідно повідомити органи влади вищого рівня або організації;
листи, в резолюції по яких указано конкретні завдання та терміни.
 
15.Головні спеціалісти відділу:
заносять до електронної реєстраційно-контрольної картки резолюції керівництва облдержадміністрації та дату контролю;
готують для відправки оригінали звернень з додатками та необхідну кількість копій звернень, якщо виконавців декілька. На оригіналі звернення ставиться штамп «Взято на контроль. Додаток підлягає поверненню»;
друкують повідомлення авторам про отримання звернення та порядок їх розгляду, якщо звернення не взято на контроль;
складають реєстр відправлень повідомлень авторам звернень разом із реєстраційно-контрольною карткою виконавцям і передають їх до загального відділу апарату облдержадміністрації для відправлення адресатам.
 
16.Контроль за своєчасним розглядом звернень, виконанням доручень керівництва облдержадміністрації покладається на помічників, керівників самостійних структурних підрозділів облдержадміністрації та відділ.
Головні спеціалісти відділу отримують від виконавця інформацію щодо розгляду питання (у т.ч. копію відповіді заявнику), проставляють відмітку в реєстраційно-контрольній картці виконавця з указаниям дати надходження відповіді до відділу та всі матеріали по справі передають помічникам заступників голови облдержадміністрації для перевірки змісту відповіді, наданого доручення, повноти вирішення питання та доповіді відповідальному керівнику.
 
17.Термін розгляду звернень установлюється керівництвом облдержадміністрації відповідно до статті 20 Закону України «Про звернення громадян».
Рішення про продовження терміну розгляду до 45 днів з моменту надходження звернення до облдержадміністрації приймає керівництво облдержадміністрації, яким установлений первинний контроль, на підставі обґрунтованого подання виконавця з наступним повідомленням про зазначене заявника.
 
18.Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття їх на контроль.
 
19.Звернення, на які даються попередні відповіді та інформації, із контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення та вжиття заходів щодо вирішення порушених у зверненні питань, в іншому випадку - інформація передається керівництву для ознайомлення та погодження продовження терміну або встановлення додаткового контролю, відповідне доручення направляється виконавцю.
 
20.Керівники самостійних структурних підрозділів обласної державної адміністрації до 5 числа кожного місяця надають до відділу інформацію про наступне:
стан роботи зі зверненнями громадян за останній місяць;
недоліки у роботі або порушення вимог чинного законодавства під час роботи зі зверненнями громадян;
причини порушень та перелік заходів, що були вжиті з метою їх виправлення.
 
У разі порушення термінів, що передбачені для розгляду звернень, інформація про причини та вжиті заходи надається до відділу у день виявлення порушення.
 
III. Вирішення питань, що порушені у зверненнях громадян, і надання відповідей заявникам
 
1.Керівники органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, які за дорученням керівництва облдержадміністрації розглядають звернення громадян, зобов'язані уважно вивчити зміст звернення, факти, що наведені у листі, та питання, що потребують вирішення. У разі потреби вимагати у виконавців матеріали та з виїздом на місця перевіряти факти, що викладені у зверненні, уживати інших заходів для об'єктивного вирішення поставлених авторами звернень питань, з'ясовувати обставини, усувати причини та умови, які спонукають громадян скаржитися, якщо це не суперечить чинному законодавству.
 
Безпосередні виконавці при здійсненні перевірок за зверненнями громадян у разі необхідності спілкуються з їх авторами, з'ясовують усі порушені питання та обставини, ґрунтовно аналізують отриману інформацію, вживають заходів щодо захисту конституційних прав громадян у межах своєї компетенції відповідно до чинного законодавства.
 
2.За результатами розгляду звернення складається мотивований висновок, який має містити об'єктивний аналіз усіх зібраних матеріалів, на підставі якого готується і надається інформація голові обласної державної адміністрації або його заступникам (згідно з дорученням), разом з копією або проектом відповіді заявнику.
 
Не допускається надання неоднозначних, необґрунтованих або неповних   відповідей   за   зверненнями   громадян,   порушення   строків, установлених законодавством, безпідставна передача розгляду звернень іншим органам.
 
3.За результатами розгляду звернень надається інформація керівництву обласної державної адміністрації та письмова відповідь заявникам за підписом керівників структурних підрозділів обласної державної адміністрації, райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування та інших органів, яким доручено розгляд звернень і до повноважень яких належить вирішення порушених питань.
 
4.Якщо звернення контролювалося органом влади вищого рівня, то інформації готуються в такому порядку:
інформація Президенту України, Прем'єр-міністру України, Голові Верховної Ради України за результатами розгляду звернень громадян готується виконавцями тільки за підписом голови облдержадміністрації (у разі його відсутності - виконуючим його обов'язки), заступниками голови облдержадміністрації відповідно до функціонального розподілу обов'язків, візується виконавцем і помічником голови облдержадміністрації;
інформація до Адміністрації Президента України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Апарату Верховної Ради України та інших центральних органів виконавчої влади готується виконавцями за підписом першого заступника, заступників голови обласної державної адміністрації, заступника голови - керівника апарату обласної державної адміністрації (відповідно до розподілу обов'язків), візується виконавцем і відповідними помічниками заступників голови облдержадміністрації.
 
5.Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику покладається на посадових осіб, яким доручено розгляд звернень.
 
6.Звернення вважаються вирішеними, якщо розглянуто всі поставлені в них питання, вжиті необхідні заходи, заявникам надані вичерпні відповіді. Не допускається визнання заяв чи скарг необгрунтованими без роз'яснення заявникам порядку оскарження прийнятих за ними рішень.
 
7.Відповідь інвалідам Великої Вітчизняної війни, звернення яких надійшли до обласної державної адміністрації та розглянуті головою обласної державної адміністрації, надаються за його особистим підписом або згідно з дорученням - керівним працівником облдержадміністрації. Проект відповіді готує виконавець і візує помічник голови, помічники заступників голови обласної державної адміністрації та заступника голови - керівника апарату обласної державної адміністрації.
 
8.Проекти відповідей готують виконавці, згідно з резолюціями керівництва облдержадміністрації, та надають їх відповідним помічникам для ознайомлення і погодження, після чого передають до відділу не пізніше ніж за 2 робочих дні до настання терміну виконання.
 
9.Якщо виконавців, згідно з резолюціями, декілька, збір інформації та узагальнення для надання відповіді громадянину здійснює виконавець, зазначений першим. У випадку, коли це заступники голови облдержадміністрації, то збір, узагальнення інформації та підготовку проекту відповіді заявнику за дорученням керівництва облдержадміністрації здійснює перший виконавець, при цьому інші виконавці надають йому та помічнику проекти обгрунтованих відповідей не пізніше ніж за 4 робочі дні до настання терміну виконання, визначеного керівництвом облдержадміністрації.
 
10.Відповідь за результатами розгляду колективного звернення громадян (якщо звернення підписали двоє та більше громадян) направляється на ім'я того громадянина, чий підпис у зверненні перший або адреса якого вказана.
 
11.Підписані керівництвом облдержадміністрації відповіді заявникам передаються помічниками голови обласної державної адміністрації, першого заступника, заступників голови, заступника голови - керівника апарату обласної державної адміністрації до відділу для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.
 
12.Після закінчення розгляду звернення та зняття його з контролю сформована в установленому порядку справа зберігається протягом року у відділі за територіальним і алфавітним принципом. У разі одержання повторного звернення або надходження додаткових документів вони підшиваються до цієї справи. Забороняється зберігання справ у виконавців. Відділ може надати справу заявника виконавцю за його запитом тільки під розпис для роботи з ним у приміщенні відділу, в інших випадках - тільки окремі копії документів.
 
13.Головні спеціалісти відділу за першою вимогою заявника надають йому матеріали розгляду звернення для ознайомлення.
 
 
Заступник голови - керівник апарату
обласної державної адміністрації                                                                      В.В. Хома
Версия для печати Поделиться:


Вверх